شاید اگر چند سال پیش، اسم فاکتور آنلاین یا منو دیجیتال به گوشمان می‌خورد، به این راحتی باور نمی‌کردیم که دنیای دیجیتال به این سرعت و گستردگی در تمامی جنبه‌های زندگی ما حضور داشته باشد. اما امروزه بجز سفارش‌ها و خریدهای آنلاین، در بسیاری از رستوران‌ها و کافه‌ها هم با نرم افزارهای سفارش و پرداخت مواجه می‌شویم که هدفی بجز سهولت در انجام کارها برای ما ندارند. در این مقاله می‌خواهیم به معرفی فاکتور آنلاین و مزایای آن در رستوران و کافه بپردازیم و از نقش آن در غنی کردن باشگاه مشتریان بگوییم.
چرا باید از فاکتور آنلاین استفاده کنیم؟
فاکتورهای کاغذی و نوشته‌های دست نویس روی آن را به یاد می‌آورید؟ اشتباهاتی را که ممکن بود هنگام نوشتن آنها پیش بیاید چطور؟ از آن گذشته، برای همۀ ما پیش آمده که هنگام سفارش و تحویل غذا چه در رستوران و کافه و چه در زمان سفارش بیرون بر و تحویل در محل، با مشکلاتی هنگام پرداخت پول مواجه شده‌ایم. هم در جایگاه مشتری و هم صاحب رستوران و کافه، وجود فاکتورهای کاغذی و شیوه‌های پرداخت قدیمی دچار دردسرهایی را با خود داشته‌اند.
خوشبختانه با پیشرفت دانش دیجیتال و ورود آن به کسب و کارهای مختلف از جمله رستوران‌داری و کافه‌داری، پلتفرم‌هایی همچون نرم افزار رستوران که بخش‌هایی مانند منو دیجیتال و صورتحساب آنلاین را در خود دارند، هم کار صاحبان رستوران را راحت کرده‌اند و هم مشتری‌ها! حالا بیایید با هم ببینیم یک فاکتور آنلاین چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد.
استفاده از فاکتور آنلاین در مدیریت مالی و تجارت امروزی به عنوان یک ابزار حیاتی محسوب می‌شود. این روش نه تنها به کارآفرینان و کسب و کارها امکان ارائه فاکتورها و صورتحساب‌ها به سرعت و به‌صورت الکترونیکی را فراهم می‌کند بلکه مزایای فراوانی همچون کاهش خطاها، افزایش سرعت تسویه حساب، امکان دسترسی به اطلاعات مالی به‌صورت آنی و مطمئن‌تری را نیز به همراه دارد. این فرآیند الکترونیکی باعث بهبود کارایی سیستم مالی و افزایش تسهیلات در مدیریت مالی می‌شود و در کل، تجربه کاربری را بهبود می‌بخشد. همچنین، از دیدگاه زیست‌محیطی، استفاده از فاکتور آنلاین به کاهش مصرف کاغذ و انرژی مرتبط با چاپ و پست متصل شده و در نتیجه، به حفظ محیط زیست کمک می‌کند.
تعریف فاکتور آنلاین
به طور کلی، فاکتور یا صورتحساب یک سند رسمی است که از سوی فروشنده برای خریدار صادر می‌شود. در این فاکتور، گزینه‌هایی مانند موارد سفارش داده شده، تعداد سفارش‌ها، قیمت اقلام خریداری شده و مبلغ کل قابل پرداخت وجود دارد. فاکتور آنلاین نیز تمامی این موارد را به علاوۀ لینک پرداخت در خود دارد که علاوه بر ارائۀ اطلاعات لازم به مشتری، به آسانی می‌تواند امکان پرداخت را برای او فراهم سازد.
ویژگی‌های فاکتور یا صورتحساب آنلاین
در یک فاکتور آنلاین باید بخش‌هایی اساسی وجود داشته باشند تا هم به آن فاکتور رسمیت ببخشند و هم اطلاعات لازم را در اختیار هر دو طرف صاحب کسب و کار و مشتری قرار دهند. مهمترین ویژگی‌های یک صورتحساب آنلاین عبارتند از:
- نام رستوران یا کافه همراه با لوگوی رسمی آن
- شمارۀ فاکتور که این شماره به مشتری کمک می‌کند در صورت لزوم، سفارش خود را پیگیری کند. بخش حسابداری رستوران نیز فاکتورها را بر اساس شماره‌های صادر شده، دسته‌بندی و آرشیوسازی را انجام می‌دهد.
- تاریخ صدور صورتحساب
- نام، تعداد و مبلغ خوراکی‌های خریداری شده
- مشخصات کامل رستوران یا کافه مانند آدرس و شماره تلفن
- مشخصات کامل مشتری مانند نام و شماره تلفن تماس برای ورود به بانک اطلاعات مشتری و باشگاه مشتریان رستوران و کافه
- لینک پرداخت و ورود به درگاه بانک
صدور فاکتور آنلاین یا صورتحساب آنلاین چه مزایایی دارد؟
مدیریت کارآمد و درست یک رستوران، فقط با تهیه و ارائۀ انواع غذاهای سالم و خوشمزه تعریف نمی‌شود. وارد کردن مزایای دنیای دیجیتال به رستوران مانند استفاده از نرم افزار و منوی آنلاین در کافه یا رستوران و بهره‌گیری از خدمات آنلاین مانند صدور فاکتور آنلاین می‌تواند مزیت‌های بسیاری هم برای مدیریت و پرسنل رستوران و هم مشتریان داشته باشد.
زمانی که مشتری با خدمات گوناگون از سوی رستوران و کافه مواجه می‌شود که در راستای تسهیل خرید و پرداخت و همچنین جلب رضایت او تهیه و تنظیم شده، تبدیل به یک مشتری دائم و وفادار می‌شود. به علاوه، یک مشتری وفادار و راضی بهترین عامل تبلیغ برای معرفی رستوران به افراد دیگر به شمار می‌رود. یکی از مهمترین عوامل در جلب رضایت مشتری، ارائۀ فاکتور آنلاین به اوست. در ادامه با مزایای متنوع و گستردۀ صدور صورتحساب آنلاین بیشتر آشنا شویم:
- نمایش نام رستوران و کافه و لوگو: یکی از مهمترین عناصر در برندسازی، آشنایی و رویارویی مکرر مشتری با عناصر تصویری یک برند مانند لوگو و نام آن برند است. حضور مشخصات یک رستوران در فاکتور آنلاین که در اختیار مشتری قرار می‌گیرد، یکی از مؤثرترین این مواجهه‌هاست.
- دریافت اطلاعات مشتری: در گزینه‌های موجود در صورتحساب آنلاین، بخش‌هایی برای ورود اطلاعات مشتری از قبیل نام کامل و شمارۀ تلفن وجود دارد تا هم فاکتور رسمیت داشته باشد و هم اطلاعات شخصی آن فرد به باشگاه مشتریان افزوده شود.
- لیست کامل محصولات سفارش داده شده همراه با تعداد و قیمت دقیق آنها: چه چیزی بهتر و اثرگذارتر از ارائۀ اطلاعات کامل به مشتری می‌تواند اعتماد او را جلب کند؟
- سهولت پرداخت: در فاکتور آنلاین یک لینک پرداخت سریع وجود دارد که مشتری فقط با یک کلیک روی آن می‌تواند هزینۀ غذای سفارشی خود را به امن‌ترین و ساده‌ترین شیوۀ ممکن بپردازد. برای صاحب رستوران نیز این روش پرداختی بسیار سودمند است زیرا مبلغ محصول فروخته شده به سرعت و بدون هیچگونه کسر یا اشتباه به حساب او واریز می‌شود.
- دقت و سرعت اطلاعات ورودی: وجود فاکتور آنلاین حرفه‌ای که از پیش توسط شرکت‌های معتبری مانند ماپرا طراحی و به صاحبان رستوران‌ها و کافه‌ها ارائه می‌شود، خطاهای انسانی ناشی از ورود دستی اطلاعات به سیستم را به صفر می‌رساند. اطلاعات دقیق سفارش نیز قابلیت ذخیره و آرشیوسازی در نرم افزار را دارند.
- گزارش‌های مالی دقیق: ذخیرۀ بدون خطا و کامل اطلاعات فروش امکان تهیۀ گزارش‌های مالی، تحلیلی و آماری را فراهم می‌کند.
- صرفه‌جویی بسیار در هزینه: حذف فاکتور کاغذی برای ارائه به مشتری و امکان ذخیره‌سازی دیجیتال اطلاعات در برنامه موجب می‌شود تا هزینه‌های سرسام‌آور تهیۀ کاغذ و چاپ به حداقل میزان ممکن برسد. این کار به حفاظت از محیط زیست نیز کمک شایان توجهی می‌کند.
- اتصال به شبکه‌های مجازی: گاهی لازم است که صورتحساب‌های آنلاین به دلایلی در شبکه‌های مجازی قرار بگیرند. با وجود یک نرم افزار همه فن حریف، اتصال تمامی بخش‌های رستوران به یکدیگر و به فضای مجازی ممکن می‌شود.
چگونه فاکتور آنلاین را به باشگاه مشتریان رستوران و کافه خود متصل کنیم؟
پیش از اینکه صورتحساب آنلاین به شکل امروزی خود دربیاید، اطلاعات فاکتورها را برای ذخیره در رایانه در فرمت‌هایی مانند مایکروسافت ورد یا PDF وارد و ذخیره می‌کردند. اما امروزه با وجود نرم افزارهای جامع و کامل رستوران مانند ماپرا دیگر نیازی به استفاده از این فرمت‌ها نیست و خود نرم افزار دارای بخش فاکتورساز دیجیتالی است.
فاکتورساز زیر مجموعه‌ای از نرم افزار تخصصی رستوران و کافه است و هنگامی که مشتری از راه منو دیجیتال غذا یا نوشیدنی خود را سفارش می‌دهد، به صورت خودکار ساخته می‌شود. این فاکتور آنلاین به مشتری این امکان را می‌دهد تا به آسانی و اطمینان پرداخت خود را به انجام برساند. اطلاعات دریافتی از مشتری نیز هم امکان ذخیره برای بخش حسابداری را دارد و هم این اطلاعات در زیر مجموعۀ دیگری از نرم افزار یعنی باشگاه مشتریان ذخیره می‌شود.
در نتیجه، صدور یک فاکتور آنلاین از راه پرداخت آنلاین مشتری، به اتصال و ذخیرۀ اطلاعات مشتری در باشگاه مشتریان منجر می‌شود که وجود این باشگاه هم برای مشتریان و برای صاحبان کسب و کار مزیت‌های بسیاری در پی خواهد داشت. به مبحث مهم باشگاه مشتریان در مقالۀ دیگری از بلاگ ماپرا به طور کامل پرداخته‌ایم که می‌توانید آن را مطالعه کنید. در اینجا تأکید ما بر نقش فاکتور آنلاین در تقویت و غنی ساختن باشگاه مشتریان است.
چگونه با صدور فاکتور، باشگاه مشتریان رستوران و کافه خود را غنی کنیم؟
همان طور که پیشتر اشاره کردیم، هنگام صدور صورتحساب آنلاین، مشتری باید اطلاعات شخصی خود را وارد کند. جمع‌آوری این اطلاعات و ساخت بانک اطلاعاتی مشتریان فواید بسیاری هم برای مشتریان و هم برای صاحبان رستوران و کافه دارد. این اطلاعات که به نرم افزار وارد و در آن ذخیره می‌شود، سپس به بخش باشگاه مشتریان منتقل می‌شود. هر چه اطلاعات دقیق‌تر و کامل‌تر ذخیره شود، بانک اطلاعاتی غنی‌تر و پُربارتری در اختیار خواهیم بود.
وجود اطلاعات آماری مشتریان در باشگاه، به تیم برنامه‌ریزی تولید رستوران و کافه کمک می‌کند تا تحلیل بهتری از رفتار و سلایق و علایق و نیازهای آنها بدست آورد. همچنین امکان برنامه‌ریزی‌های کارآمدتر هم در بحث تولید و ارائۀ محصولات و هم برای تبلیغات، بر اساس رفتارهای مشتری فراهم می‌شود. کمپین‌های تبلیغاتی هدفمند با آگاهی بیشتری از مخاطبان رستوران و کافه نیز می‌تواند تشکیل شود.
به علاوه، بنا بر مشخصات وارد شدۀ مشتریان، اطلاعات آماری آنها، میزان خرید و نوع سفارش‌ها و تعداد محصولات سفارش داده قابل ثبت و ردیابی است. بر اساس اطلاعات ذخیره شده از فاکتورهای آنلاین می‌توان فهمید که چه محصولاتی محبوبیت بیشتر و فروش بالاتری داشته‌اند، کدام مشتریان خوش حساب‌تر بوده‌اند و تعداد دفعات خرید آنها چقدر بوده است. امکان ارتباط مستقیم با مشتریان از راه ارسال پیام‌های تبلیغی و خبری نیز وجود دارد.
مشتریان نیز پس از وارد کردن نام و شماره تلفن یا گاهی نیز ایمیل خود درون فاکتور آنلاین، به عضویت آنلاین باشگاه مشتریان رستوران و کافه درمی‌آیند. با عضویت در این باشگاه، مشتریان از جدیدترین محصولات، خبرهای مربوط به رستوران و کافه مانند تغییرات در پیش رو یا افتتاح شعب جدید، کدهای تخفیف، محصولات مناسبتی و جشنواره‌های مشتریان ویژه و فروش‌های ساعت تخفیف (Happy Hour) با خبر می‌شوند.
جمع‌بندی
در این مقاله از اهمیت و سودمندی همه جانبۀ فاکتور آنلاین گفتیم که می‌تواند مزایای بسیاری هم برای صاحبان رستوران و هم برای مشتریان داشته باشد. صورتحساب آنلاین به شکلی بسیار سریع و دقیق امکان پرداخت را برای مشتریان فراهم می‌کند و در عوض، با اطلاعاتی که از مشتریان به دست می‌آید، امکان غنی کردن بخش باشگاه مشتریان و ارتباطات آینده با آنها فراهم می‌شود. البته وجود یک نرم افزار حرفه ای مانند ماپرا که تمامی زیرمجموعه‌های لازم برای جمع‌آوری و ذخیرۀ این داده‌ها را داشته باشد، از ملزومات است.