اهمیت نرم افزار حسابداری چیست ؟

از جمله دلایل ایجاد شدن نرم افزارهای حسابداری را می توان اطلاع یافتن از درآمدها و مخارج به منظور بالا بردن میزان سوددهی نام برد. وظیفه اصلی نرم افزارهای حسابداری نگهداری و ثبت اطلاعات مربوط به ورود و خروج های مالی و ارائه گزارشات کامل براساس این اطلاعات می باشد. اهمیت نرم افزار حسابداری رستوران در سازماندهی داده های مالی در کسب و کارهای بزرگ بیشتر به چشم می‌آید. صاحبان مشاغل با بررسی و تحلیل گزارش های مالی مربوطه، برای مسیر کاری خود، درست ترین و مناسب ترین برنامه ریزی را اتخاذ می کنند. همچنین دارایی ها، هزینه ها، بدهی و درآمد های خود را بهتر مدیریت می‌کنند.

در این مقاله سعی داریم مطالبی پیرامون اهمیت نرم افزار حسابداری، ویژگی های نرم افزار حسابداری، مزایای استفاده از این نرم افزارها را بررسی کنیم. اگر شما نیز قصد دارید برای کسب و کار خود یک نرم افزار حسابداری پیاده سازی نمایید و یا به دنبال کسب اطلاعات بیشتر در زمینه استفاده از نرم افزارهای حسابداری هستید، پیشنهاد می کنیم تا انتهای این بحث ما را همراهی کنید.

 اهمیت نرم افزار حسابداری در چیست؟

همان طور که ذکر شد امروزه اهمیت نرم افزار حسابداری در مدیریت مالی سازمان ها و کسب و کارهای بزرگ بیشتر نمایان می‌شود. اغلب کسب و کارهای بزرگ و کوچک، برای اداره کردن امور مالی خود، به سمت استفاده از نرم افزارهای حسابداری پیش می روند. در روش ‌های دستی و سنتی حسابرسی، که با نرم افزارهایی همچون اکسل و یا فایل های کاغذی انجام می گرفت، امور مربوط به ثبت اطلاعات مالی بسیار زمان‌بر، دشوار، هزینه بر و اغلب همراه با خطا بودند. استفاده نمودن از نرم افزارها، انجام امور حسابداری را بسیار آسان تر و دقیق تر و بی ابهام تر از قبل نموده است.

با استفاده از نرم افزار حسابداری نیروی انسانی کمتری برای انجام امور مالی و حسابداری به کار گرفته می شود. توانایی بالای نرم افزار، در پردازش ارقام، موجب می شود داده ها و اطلاعات مربوط به هزینه ها، پرداخت ها، درآمدها و غیره به صورت بسیار دقیق بازیابی شوند. تهیه نمودن یک گزارش مالی به شیوه دستی، فرایند بسیار پیچیده ای دارد و بسیار وقت گیر است. اما با بهره بردن از نرم افزارهای حسابداری این کار بسیار ساده خواهد شد. در ادامه دلایل اهمیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری را شرح خواهیم داد.

1- محاسبه آسان انواع مالیات با استفاده از نرم افزار حسابداری

پروسه محاسبه میزان مالیات و پرداخت نمودن آن از عملیات های مالی زمان بر و مشکل برای هر کسب و کاری است. اما به لطف استفاده از نرم افزار حسابداری به سادگی انجام می پذیرد. یک سیستم حسابداری میزان سرمایه یا پولی که دریافت یا خرج شده را به صورت دقیق و سازمان دهی شده، ثبت می کند. این کار سبب می شود صدور اسناد و رسید برای حسابدار به راحت ترین شکل ممکن صورت گیرد. اغلب نرم افزارهای حسابداری فرمول‌بندی صورت حساب و پیاده سازی قوانین دفاتر مالیاتی را به شکل خودکار انجام می دهند. از این رو شما در طول فصول مالیاتی هرگز با مشکل رو به رو نخواهید شد.

2- حذف عملیات مالی غیر ضروری

وارد نمودن داده ها و اطلاعات مالی فرایندی وقت‌گیر است. امروزه سیستم های حسابداری این امکان را به شما می دهند که تنها یک بار اطلاعات هر یک از مشتریان خود را وارد نمایید. تاریخ و مبلغ هر خرید مشتری و روال‌ پرداختی آن، مرجع ردیابی داده های مربوطه خواهد بود. تاریخچه تمامی تراکنش ها و معامله ها به صورت خودکار و بدون نیاز به وارد کردن دستی ذخیره می شود. به علاوه این اطلاعات به منظور ارجاعات آتی مشتری، نگهداری خواهند شد. استفاده از این نرم افزارها نه تنها موجب کاهش خطاهای احتمالی ورود داده ها خواهد شد، بلکه در زمان نیز صرفه جویی می‌کند.

3- انجام دقیق و بدون خطای محاسبات ریاضی با استفاده از نرم افزار حسابداری

از جمله دلایل اهمیت نرم افزار حسابداری افزایش دقت و سرعت در انجام عملیات مالی و کاهش خطاها و ابهامات است. چرا که سیستم حسابداری، بسیار سریع‌تر از مغز انسان ارقام را پردازش می‌کند. لذا برای پردازش حساب ها، نیاز به مدت زمان کمتری خواهد بود. حتی اگر شما به تمامی سوابق مالی شرکت دسترسی داشته باشید، باز هم ممکن است در انجام محاسابات مالی دچار خطا و اشکال شوید. همچنین برای اصلاح و ویراش آن خطا، مستلزم صرف وقت و هزینه اضافی خواهید بود. اهمیت این موضوع در کسب و کارهای بزرگ با فرایند های مالی بیشتر، کارکنان بیشتر، تعداد بالای صورت حساب های مختلف و غیره بیشتر مشخص می شود. با بکارگیری نرم افزار حسابداری می توانید نبود برخی اسناد مالی را به وسیله نرم افزار، مدیریت نمایید.

 4- صرفه جویی در وقت و هزینه با استفاده از نرم افزار حسابداری

اتوماسیون شدن پروسه مالی و حسابداری با استفاده از نرم افزار حسابداری، در بلند مدت کمک قابل توجهی به پایین آمدن هزینه ها خواهد کرد. در تمامی کسب و کارها، زمان، فاکتور بسیار ارزشمندی می باشد. با بهینه شدن سیستم های حسابرسی، بررسی و مدیریت فرایندهای مالی در زمان بسیار کمتری انجام خواهد گرفت. بالا بردن کارایی و سرعت، خود سبب کمتر شدن هزینه های کلی می شود. همان‌طور که در بخش‌های قبل نیز به آن اشاره شد، با استفاده نمودن از نرم افزارهای حسابداری، نیروی انسانی کمتری برای انجام امور مالی و حسابداری به کار گرفته می شود. در واقع با این نرم افزارها نیاز به استخدام حسابدار و یا تیم‌های حسابرسی نخواهد بود. همچنین دیگر نیاز به اختصاص زمان اضافه برای کنترل و رسیدگی به تمامی تراکنش‌ها، صورت حساب‌ها و دفاتر مالی وجود نخواهد داشت.

علاوه بر این موارد، نرم افزارهای حسابداری اغلب قابلیت پیاده سازی الگوهای قیمت گذاری را دارا می باشند. به این صورت که با پرداخت هزینه بسیار کم، به شکل ماهانه یا سالیانه قادر خواهید بود، اشتراک خدماتی نظیر پشتیبانی و بروزرسانی‌های منظم و دیگر ابزارهای لازم برای بهبود فرایند حسابداری کسب و کار خود را دریافت نمایید. این قابلیت، اهمیت نرم افزار حسابداری را روشن تر می کند.

5- اهمیت نرم افزار حسابداری در بکارگیری فاکتورهای دیجیتالی

یکی دیگر از دلایل اهمیت نرم افزار حسابداری، استفاده نمودن از فاکتورهای دیجیتالی است. امروزه استفاده از رسیدها و فاکتورهای کاغذی دیگر متداول نیست و در حال منسوخ شدن است. در دنیای مدرنِ امروز فرایند‌های بسیاری با بکارگیری تکنولوژی در حال انجام می باشند. به عنوان مثال ارسال فاکتورهای دیجیتالی از طریق ایمیل، هم برای صاحبان مشاغل و هم برای مشتریان راحت تر خواهد بود. امروزه بسیاری از سیستم ‌های حسابداری در حال ادغام شدن با کانال‌های پرداختی هستند. از این رو مشتری می تواند به راحتی پس از دریافت صورت حساب دیجیتال خود، با استفاده از کیف پول الکترونیکی، کارت های اعتباری و یا سیستم های انتقال بانکی، خیلی راحت و سریع برای پرداخت، اقدام نمایند.

6- نظارت و مدیریت مبالغ در حال گردش با استفاده از نرم افزار حسابداری

نظارت بر نقدینگی در حال گردش، بخش مهمی از مدیریت یک کسب و کار می باشد. کنترل نمودن تمام تراکنش های پرداختی، بدون بهره گرفتن از سیستم های حسابداری، نیاز به صرف زمان بسیار زیادی خواهد داشت. استفاده از نرم افزارهای حسابداری به شما این امکان را می دهد تا معاملات، صورت حساب ها، سررسیدها، پرداخت های نقدی و غیره را به بهترین شکل ممکن و به صورت کامل کنترل نمایید.  این نرم افزارها به محض سررسید صورت حساب ها، به صورت خودکار آن ها را پیگیری می کنند. لذا دیگر نیاز به صرف وقت برای چک کردن پرداختی هایی که موعد آن ها سر می رسد نخواهد بود.

7- افزایش امنیت اسناد مالی

بیشترین اهمیت نرم افزار حسابداری برای هر فرد یا هر مجموعه ای، تامین امنیت داده ها و اطلاعات مالی می باشد. چرا که این نرم افزارها قابلیت ذخیره سازی و ثبت اطلاعات مالی در مکان های مختلف و به شکل‌های مختلف را برای کاربر فراهم می‌آورند. ممکن است برخی افراد توانایی و هوش زیادی در انجام امور مالی خود داشته باشند و به این دلیل نیاز به استفاده از نرم افزارهای حسابداری را احساس نکنند. اما باید به این نکته توجه نمود که ممکن است در نگهداری اسناد مالی به روش های سنتی با مشکلاتی مواجه شوید. مواردی مثل سرقت، از بین رفتن در آتش سوزی و غیره اجتناب ناپذیر خواهد بود.

برخی از نرم افزارهای حسابداری از تکنولوژی فضای ابری بهره می برند و امکان ذخیره نمودن اطلاعات مالی در این فضا را برای کاربر، فراهم می آورند. لذا می توان با رمزگذاری و تعریف سطح دسترسی، دسترسی داشتن سایر کاربران را به برخی اطلاعات محدود ساخت.