نرم افزار ابری چیست؟ + تفاوت آن با ویندوز

نرم افزار ابری از جملۀ تکنولوژی‌های پیشرفته‌ای است که در سال‌های اخیر به دنیای کسب و کار وارد شده و مزایای بسیاری را با خود به همراه آورده است. یکی از مهمترین کاربردهای این نوع نرم افزار جدید در حسابداری است که بخشی مهم و حیاتی در هر شرکت یا مجموعه را تشکیل می‌دهد. در این مقاله می‌خواهیم به ویژگی‌ها و مزایای این نرم افزار و پردازش ابری و کاربرد آن در حسابداری و مسألۀ فروش ابری بپردازیم. با ما همراه باشید.

نرم افزار ابری چیست؟

نرم افزار ابری یا نرم افزارهای بر پایۀ ابر (Cloud-Based)  نوعی نرم افزار هستند که نصب و پردازش آنها در سِرور شرکت‌های ارائه کنندۀ این نرم افزارها مانند شرکت ماپرا وجود دارد. این نرم افزارها نیازی به نصب روی سیستم یا سِرور شرکت‌ها و سازمان‌ها ندارند و برای استفاده از آن فقط کافی است که به سرور شرکت ارائه کننده متصل شوند.

سیستم‌های ابری بر پایۀ اینترنت هستند و برای نصب و نگهداری از سوی شرکت‌ها به نوع خاصی از سیستم کامپیوتری نیازی ندارند. تمامی اطلاعات شرکت یا سازمان از جمله داده‌های حسابداری و تراکنش‌های مالی را می‌توان به کمک سیستم‌های ابری در فضای اینترنت با بالاترین حد ایمنی و ساده‌ترین شیوۀ دسترسی ذخیره کرد. استفاده از سیستم‌های ابری علاوه بر سهولت استفاده، مزایای بسیاری نیز دارند که در ادامه خواهیم دید.

نرم‌افزار ابری به نرم‌افزارهایی اطلاق می‌شود که از طریق اینترنت و از طریق سرویس‌های ابری (cloud services) فراهم شده و اجرا می‌شوند. سرویس‌های ابری به معنای ارائه منابع محاسباتی (مثل سرورها، ذخیره‌سازی، پایگاه داده، شبکه و سرویس‌های دیگر) از طریق اینترنت به کاربران، سازمان‌ها یا توسعه‌دهندگان می‌باشد.

مزایای استفاده از نرم افزار ابری در حسابداری

 یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکت یا سازمان، حسابداری آن است که تمامی عملیات مالی و سود و زیان و تراکنش‌ها در آن بخش به ثبت می‌رسند. این اطلاعات باید با بالاترین میزان امنیت نگهداری و ذخیره شوند تا برای تحلیل‌های آینده و گزارشگیری‌های سالانه و مالیاتی از آنها استفاده شود. جدیدترین و کاربردی‌ترین شیوه‌های ذخیره‌سازی اطلاعات مالی به شکل ابری یا اینترنتی است که مزایای بسیاری در مقایسه با انواع قدیمی خود دارد. بیایید با هم به مهمترین مزیت‌های نرم افزار ابری در حسابداری نگاهی بیندازیم:

• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: هزینۀ تهیۀ نرم افزارهای ابری بسیار مقرون به صرفه است. به علاوه، به دلیل ذخیره شدن اطلاعات در فضای ابری، نیازی به تهیۀ سیستم‌های کامپیوتری گرانقیمت با کارت گرافیک بالا و هارد دیسک‌هایی با ظرفیت برای پردازش و نگهداری اطلاعات نیست. برای دسترسی و استفاده از این فضاهای ابری فقط به وجود اینترنت نیاز است.
• استفاده از نرم افزار ابری محدود به یک یا چند دستگاه کامپیوتر در فضای شرکت نیست و با هر دستگاهی مانند موبایل، تبلت و لپ تاپ که امکان اتصال به اینترنت دارد، قابل دسترسی است. به این شیوۀ قابل استفاده بودن در وسایل الکترونیکی مختلف، قابلیت کراس دیوایس (Cross-device) گفته می‌شود. بنابراین محدودیت جغرافیایی نیز برای دسترسی به اطلاعات وجود ندارد و به پهنا و گستردگی وجود اینترنت در کرۀ زمین، دستیابی به داده‌ها امکان‌پذیر است.
• تمامی کارکنان بخش حسابداری و مدیران به یک نسخۀ مشترک، هماهنگ و یکپارچه در هر ساعت از شبانه‌روز دسترسی دارند و می‌توانند اطلاعات را به آسانی با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
• اطلاعات مالی تمامی بخش‌های پرداخت و دریافت مالی از دفتر کل و فروش و پخش گرفته تا بخش تدارکات، همگی با هم یکپارچه‌‌اند. در نرم افزارهای ابری تمامی اسناد حسابداری و حسابرسی به دقیق‌ترین شکل ممکن ثبت و ذخیره می‌شوند. اطلاعات مالیاتی نیز برای نگهداری و تهیۀ گزارش‌های مالی ثبت می‌شوند.
• با نرم افزارهای ابری ارتباط مستقیم و آنلاین با بانک‌ها امکان‌پذیر است و برای بخش‌هایی که باید پرداخت منظم در بازه‌های زمانی انجام شود، امکان برنامه‌ریزی وجود دارد.
• امنیت بالا: یکی از مهمترین دغدغه‌های صاحبان کسب و کار، حفظ و ارتقای امنیت نگهداری از داده‌هاست. شاید در نگاه اول، ذخیرۀ اطلاعات در فضای اینترنتی به نظر ناامن و خطرناک برسد ولی نرم افزارهای حرفه‌ای ابری مانند نرم افزار ماپرا قویترین و امن‌ترین زیرساخت‌های لازم را برای نگهداری و ذخیرۀ اطلاعات در اختیار دارند.

علاوه بر آن، از تمامی اطلاعات هر روز نسخۀ پشتیبان و بک آپ گرفته می‌شود تا از هر گونه از دست رفتن یا گم شدن داده‌ها جلوگیری شود. با وجود نرم افزارهای ابری، دیگر کارفرمایان دغدغه‌ای برای به سرقت رفتن سیستم‌های کامپیوتری یا خرابی و از کار افتادن دستگاه‌ها یا از دست دادن اطلاعات در اثر سانحه‌هایی مانند آتش سوزی نخواهند داشت.

• نرم افزارهای ابری به صورت منظم به روز رسانی می‌شوند و سیستم حسابداری آنلاین همیشه از آخرین ورژن آپدیت شده استفاده خواهد کرد.

منظور از پردازش ابری چیست؟

 پردازش ابری یا رایانش ابری (Cloud Computing) سیستمی برای ارائۀ سرویس‌های پردازشی و خدمات محاسباتی است که این سرویس‌ها موارد گوناگونی مانند سِرورها، ذخیره و نگهداری اطلاعات، پایگاه‌های داده، شبکه، تحلیل و آنالیز نرم افزاری و هوش مصنوعی ابری را شامل می‌شود. پردازش ابری امکان دسترسی آسان به داده‌ها و برنامه‌ها را به کمک اینترنت و در فضای ابری فراهم می‌کند.

پردازش ابری از نوآورانه‌ترین و منعطف‌ترین سیستم‌های تحلیلی و ذخیره‌ای هستند که هزینه‌های تهیۀ زیرساخت‌ها را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها کاهش می‌دهند. در پردازش ابری یک منبع ارائه دهنده وجود دارد که تمامی زیرساخت‌های لازم و تجهیزات و امکانات سخت افزاری و نرم افزاری را فراهم می‌کند و نقش میزبان را برای اطلاعات شرکت‌ها یا سازمان‌ها برعهده می‌گیرند. شرکت‌ها نیز در جایگاه متقاضی یا کاربر این سرویس‌ها از راه اینترنت با این میزبان‌ها در تماس هستند و داده‌های خود را با آنها به اشتراک می‌گذارند.

• مدل‌های ارائۀ خدمات در پردازش ابری

     چهار مدل اصلی ارائۀ خدمات در پردازش یا رایانش ابری است که سطوح دسترسی مختلفی برای کاربردهای متفاوت در آنها وجود دارد و شرکت‌های پشتیبان، به وسیلۀ یکی از این چهار مدل به کاربران خدمت‌رسانی می‌کنند. این چهار مدل عبارتند از:

• خدمات وابسته به نرم افزار یا SaaS (Software as a Service): در این روش کاربر با یک حساب کاربری و به صورت آنلاین می‌تواند از نرم افزار ابری مانند نرم افزار حسابداری رستورانی  استفاده کند. کاربران برای بهره‌گیری از سرویس‌ها یا خدمات نیازی به نصب یا نگهداری از نرم افزار یا اپلیکیشن را ندارند و فقط با استفاده از اینترنت به فضای مورد نظر خود متصل می‌شوند.
• خدمات مبتنی بر پلتفرم یا PaaS (Platform as a service): در این حالت، کاربر می‌تواند در بستر ابری ارائه شده و به کمک تمامی ابزارهای دریافت شده، خودش اپلیکیشن یا سرویس کاربردی مخصوص به خود را بسازد. وظیفۀ نگهداری و به روز رسانی در این حالت بر عهدۀ کاربر است.
• خدمات وابسته به زیرساخت یا IaaS (Infrastructure as Service): در این نوع خدمات، شرکت ارائه دهندۀ نرم افزار ابری، محاسبات و خدمات ذخیره‌سازی و نگهداری را به کاربر اجاره می‌دهد. انگار تمامی وظایف خرید دستگاه‌های لازم برای ذخیره سازی و نگهداری را شرکت تأمین می‌کند و کاربر در ازای انجام این خدمات به شرکت اجاره پرداخت می‌کند.
• خدمات مبتنی بر شبکه یا NaaS (Network as a Service):شرکت پشتیبان، خدمات را در بستر شبکه‌های اجتماعی برای کاربر خود فراهم می‌کند. انتخاب تعداد شبکه‌ها بر اساس انتخاب کاربر است. این شبکه‌ها می‌توانند همگن یا ناهمگن باشند.

• انواع ابر یا کلود

     در صورت انتخاب هر یک از چهار مدل گفته شده برای ارائۀ خدمات ابری، سه نوع ابر برای پیاده سازی داده‌ها وجود دارد. بسته به نوع خدماتی که از ابر انتظار داریم، می‌توانیم یکی از این انواع را انتخاب کنیم:

• ابر عمومی (Public Cloud): یکی از پر طرفدارترین انواع ابرها این نوع ابر است. این نوع از فضای ابری از سوی شرکت ارائه دهندۀ خدمات ابری و در ازای پرداخت هزینه به کاربر تعلق می‌گیرد. زیرساخت‌های فناوری این نوع ابر در اختیار شرکت است و کاربر امکان دسترسی به آنها را ندارد. از این نوع ابر، سازمان‌ها و شرکت‌های متعددی می‌توانند استفاده کنند. امنیت این نوع ابر از نوع خصوصی کمی پایینتر است ولی کار با آن آسان و مقرون به صرفه است.
• ابر خصوصی (Private Cloud):. این مدل ابر به سفارش یک کسب و کار و به صورت اختصاصی و سفارشی برای آن ساخته می‌شود. دسترسی به فضای این ابر نیز مختص همان شرکت است، کنترل بیشتری روی سرور وجود دارد و در نتیجه، امنیت آن نیز بالاتر است.
• ابر ترکیبی (Hybrid Cloud): این نوع ابر برای آن دسته از کاربرانی است که بنا به نوع کسب و کار خود به هر دو نوع از ابر خصوصی و عمومی نیاز دارند. ابر هیبرید یا ترکیبی از دستکم یک مدل ابر عمومی و یک مدل ابر خصوصی ساخته شده است. این مدل ابر برای انجام کارهای مختلف، انعطاف‌پذیری و امنیت بیشتری نسبت به دو مدل قبلی دارد.

تفاوت نرم افزار حسابداری ابری با ویندوز؟

حالا که با نرم افزار ابری و پردازش و انواع ابرها آشنا شدیم، می‌خواهیم ببینیم که این نوع فناوری جدید در دنیای حسابداری چه تغییراتی را نسبت به سیستم‌های قبلی مانند نرم افزارهای تحت ویندوز برای کاربران فراهم کرده است. در سیستم‌های حسابداری قدیمی، نرم افزار حسابداری مستقیماً روی دستگاه‌های کامپیوتر موجود در شرکت یا سازمان نصب می‌شدند. حسابدار آن مرکز نیز باید حضوری و فقط از همان دستگاه‌ها استفاده می‌کرد و در صورت بروز هر گونه مشکل، امکان از دست رفتن بخشی یا تمامی از اطلاعات وجود داشت.

زمانی که نرم افزارهای تحت ویندوز تنها نرم افزارهای موجود بودند، چالش‌ها و مسائل مختلفی برای استفاد از آنها وجود داشت؛ از جمله: محدودیت فیزیکی و جغرافیایی برای استفاده از سیستم، هزینه‌های بالای نصب و راه‌اندازی و نگهداری از سیستم‌های کامپیوتری، امنیت پایین سیستم و امکان بروز آسیب‌های گوناگون برای رایانه، محدود بودن دسترسی حسابداران دیگر و مدیر مجموعه برای استفاده یا رصد داده‌ها و امکان بروز شرایط خاص مانند همه‌گیری کرونا و تعطیلی شرکت و بسیاری از مشکلات دیگر.

با حضور نرم افزار ابری حسابداری، بسیاری از این مشکلات رنگ باختند. امنیت بالای شبکه و ذخیره در فضای ابری با امکان دسترسی شبانه روزی و با هر دستگاه دارای اینترنت و بدون محدودیت حضور در مکان مشخص از جملۀ برترین مزایای استفاده از این نوع نرم افزارها هستند. نرم افزارهای تحت ویندوز برای به روز رسانی نیاز به عملیات به صورت دستی داشتند که می‌توانست خطاهایی را در پی داشته باشد و حتا بخشی از داده‌ها از دست برود. اما آپدیت برنامه‌های نرم افزار ابری به شکل خودکار و منظم در فضای ابری و بدون دخالت کاربر انجام می‌شود.

فروش ابری چیست و چه اهمیتی دارد؟

     گفتیم که نرم افزار حسابداری ابری راه حلی بسیار مناسب برای سیستم حساب و کتاب یک شرکت یا سازمان است. استفاده از فضای ابری می‌تواند به بخش حسابداری منحصر نباشد و  سیستم فروش ابری را برای فروش بهتر، ساده‌تر و حرفه‌ای‌تر به کار گرفت. پلتفرم‌های ابری قدرتمند و کارآمد مانند پلتفرم ابری ماپرا به کسب و کارها کمک می‌کنند تا از مزایای پُرشمار فروش ابری بهره ببرند و سودآوری بیشتر را در کنار کار حرفه‌ای داشته باشند.

یک کسب و کار مانند رستوران‌داری را در نظر بگیرید. یک پلتفرم قدرتمند برای این رستوران، از گام اول فراهم کردن زیرساخت‌های فروش اینترنتی تا ارائۀ نرم افزار و تهیۀ منو دیجیتال و فاکتور آنلاین را بر عهده می‌گیرد. مدیریت پرداخت در فضای ابری و روش‌های مختلف پرداخت آسان از سوی مشتری و دریافت از سوی میزبان از جملۀ مزایای مهم استفاده از پلتفرم ابری فروش است. با کمترین هزینۀ ممکن و بی‌دردسرترین شیوۀ در دسترس، برندسازی رستوران انجام می‌شود و با گسترده شدن نام برند، میزان فروش و سوآوری نیز افزایش می‌یابد.

امروزه بسیاری از کسب و کارها به سوی فروش اینترنتی رفته‌اند و این نوع فروش گسترش و محبوبیت زیادی یافته است. پس هم از سوی فروشنده و هم از سوی خریدار باید این اطمینان حاصل شود که عمل فروش در فضایی ایمن و مطمئن انجام شود. علاوه بر اعتمادسازی و سهولت خرید برای مشتری، فروشنده نیز باید از پلتفرمی استفاده کند تا تمامی نکات ایمنی در آن رعایت شده باشد و زیرساخت‌های لازم در آن حضور داشته باشد. پلتفرم‌های ابری فروش این فضا را برای هر دو طرف فراهم می‌کنند.

جمع‌بندی

     خدمات ابری امکانات گسترده‌ای را مانند ذخیره‌سازی نامحدود اطلاعات در فضایی امن را میسر می‌کنند. دسترسی آسان از هر مکان و در هر زمان به داده‌های مورد نیاز حتا موضوعات حیاتی مانند اطلاعات حسابداری با نرم افزارهای ابری امکان‌پذیر است. در زمینۀ فروش نیز پلتفرم ابری مانند پلتفرم ماپرا می‌توانند خدمات قابل توجهی را در زمینۀ فروش ارائه کنند.