در ارتباط با رستوران داری و مدیریت خوب یک رستوران، کنترل هزینه رستوران یک مبحث مهم تلقی می‌شود. در واقع مدیران رستوران‌های مختلف همواره تلاش می‌کنند هزینه‌های رستوران خود را مهار و کنترل کرده و حتی کاهش دهند. موارد متعددی در رستوران ها افزایش هزینه را به دنبال دارد که برخی از این عوامل شامل خرید مواد غذایی با کیفیت، پرداخت دستمزد کارکنان و پرداخت هزینه‌ها جاری محل رستوران می باشند. برای این منظور استفاده از نرم افزار توصیه می شود. در حال حاضر بسیاری از امور مربوط به کنترل کیفی و مدیریت در سازمان‌های مختلف توسط اپلیکیشن‌ها و نرم افزارهای تخصصی همچون نرم افزار رستوران انجام می شود. در طول این محتوا ما به بررسی چگونگی کنترل هزینه رستوران خواهیم پرداخت. توصیه می کنیم تا پایان این محتوا ما را همراهی کنید.
در قدم اول به صورت خلاصه توضیح خواهیم داد منظور از کنترل هزینه رستوران یا Cost Control چیست. منظور از کنترل هزینه رستوران در واقع بخش مهمی از فعالیت شما است که طی آن عملکرد مالی خود را تجزیه و تحلیل می‌کنید. برای کنترل هزینه رستوران لازم است هزینه‌های واقعی و پیش بینی شده را محاسبه نمود و بر اساس آن خود را با تغییرات جدید همراه کرد. به طور کلی هزینه های انجام شده در یک رستوران را می توان در پنج دسته جای داد.
- خدمات
- غذا
- خدمات رفاهی
- سیستم های POS رستوران
- تجهیزات و لوازم مورد نیاز رستوران
در صورتی که یک مدیر رستوران درک درستی از کنترل هزینه رستوران داشته باشد می‌تواند کسب و کار خود را به حداکثر سود برساند. در این بخش از محتوا ما چند نکته در ارتباط با مدیریت و کنترل هزینه رستوران ها بیان خواهیم کرد.
- توجه به منوی غذای رستوران
- مذاکره با تامین کنندگان اصلی غذای رستوران
- توجه به هزینه نیروهای خدماتی رستوران
- آگاهی از قوانین اداره کار
- آشنایی با قوانین اداره مالیات
- بررسی هزینه های مربوط به مواد غذایی و نرخ گردش رستوران
- اتوماتیک کردن فعالیت های رستوران
مدیریت هزینه های غذایی
در ارتباط با کنترل هزینه رستوران باید گفت مدیریت هزینه غذا یکی از مهمترین موارد محسوب می‌شود. لازم به ذکر است که تقریبا اکثر مواد غذایی موجود در رستوران ها فاسد شدنی هستند. از طرف دیگر خرید مواد غذایی به صورت عمده نیز باهش کاهش هزینه خواهد شد. همچنین به دلیل افزایش تورم در سالیان گذشته قیمت مواد اولیه افزایش قابل توجهی داشت است. طبق آمار، افزایش قیمت طی پنج سال گذشته تقریبا 35 درصد محاسبه شده است. کاملا طبیعی است که مدیریت رستوران پس از کنترل هزینه رستوران نسبت به تورم اقدام به افزایش نرخ غذا نماید. این در حالی است که این امر اثر منفی بر کسب و کار او خواهد داشت و موجب نزول تعداد مشتریان رستوران می‌شود. با این وجود اگر با همین شیوه‌های سنتی و قدیمی فرایند کنترل هزینه رستوران را انجام دهند، قطعا سودآوری کسب و کار خود را از دست خواهند داد. بنابراین لازم است شیوه های جدیدتری برای مدیریت هزینه‌های غذا در رستوران در نظر گرفت.
برخی از این شیوه ها و روش های مدیریتی عبارتند از:
- پیش بینی میزان فروش رستوران: در واقع در این شیوه شما از میزان فروش قبلی برای تعیین میزان فروش در هفته آینده استفاده خواهید کرد. از جمله فواید این روش کمک به مدیریت بهتر، برنامه ریزی بهتر و کنترل میزان ضایعات مواد اولیه می باشد.
- پیشگیری از سرقت
- مدیریت موجودی رستوران: موجودی نامناسب در رستوران از کنترل هزینه رستوران ممانعت به عمل خواهد آورد. در صورتی که موجودی رستوران شما نامناسب باشد هزینه مواد غذایی در رستوران قطعا افزایش خواهد یافت. برای مدیریت رستوران بهتر است اولویت را به اجناس گران قیمت و فاسد شدنی دهید.
- آموزش کارکنان رستوران: صندوقدار رستوران را به گونه ای آموزش دهید که بتواند به تمام سوالات مشتریان با شکیبایی پاسخ درست دهد. آموزش کارکنان آشپزخانه خیلی اهمیت دارد. در واقع این کارکنان آشپزخانه هستند که از واحدهای اندازه گیری برای پخت و پز استفاده می کنند. بنابراین مهمترین بخش برای کنترل هزینه رستوران و مدیریت هزینه غذا، بخش آشپزخانه و کارکنان آن خواهد بود.
- مشخص کردن هدف کسب و کار
مدیریت موجودی بهینه
مدیریت بهینه مواد غذایی در کنترل هزینه رستوران ها اهمیت فراوان دارد. به طور کلی صاحبان کسب و کارهایی که با مواد غذایی فاسد شدنی در ارتباط هستند لازم است مدیریت موجودی را به خوبی شناخته و اجرا کنند. به طور حتم در مشاغلی همچون رستوران‌ها، کافه‌ها، فست فودها و امثالهم بدون توجه به مدیریت موجودی نمی‌توان به موفقیت دست پیدا کرد. در خصوص مدیریت موجودی در رستوران‌ها لازم است به نکات زیر توجه شایانی داشته باشید.
- کاهش هزینه ها
- کاهش اتلاف وقت
- اعمال سریع تغییرات
- بررسی هزینه های مربوط به غذا
- ارائه یک لیست خرید اتوماتیک
با توجه به آنچه در بالا در خصوص مدیریت موجودی در یک رستوران ذکر کردیم اکنون لازم است جهت کنترل هزینه رستوران در خصوص موجودی به یک سری ترفند مهم اشاره کنیم. اولین و شاید مهمترین ترفند در بحث کنترل هزینه رستوران در ارتباط با مدیریت موجودی، اموزش یک نفر به صورت اختصاصی برای این امر است. مدیریت موجودی در رستوران حتما باید توسط یک نفر انجام شود. این فرد علاوه بر این که می بایست آموزش های لازم را پشت سر بگذارد باید هوشیار، دقیق و منضبط باشد. یکی دیگر از ویژگی های مهم برای چنین فردی وجود حس صرفه جویی و درست مصرف کردن در اخلاقیات او است. لازم است این فرد تمام تمرکز خود را روی موجودی رستوران قرار دهد. این امر موجب می‌شود زمانی که شما در رستوران با مشکل خاصی روبرو شدید به کمک خلاقیت چنین افراد آموزش دیده و متمرکزی بتوانید یک راه حل خلاقانه برای مدیریت هزینه‌ها به دست آورید.
ترفند دیگر جهت کنترل هزینه رستوران استفاده از روش FIFO است. این روش را با عنوان اولین ورودی و اولین خروجی می‌شناسند. در واقع طبق این شیوه، اولین موادی که وارد رستوران می‌شوند باید زودتر از مواد دیگر مورد استفاده قرار گیرند. در رستوران ها لازم است ضایعات مواد اولی را به شدت تحت کنترل قرار داد. شما به عنوان صاحبان یک کسب و کار شناخته شده می‌بایست خود را در قبال محیط زیست و محیط پیرامون خود مسئول بدانید. برای این کار یک لیست از مواد غذایی دور ریز در رستوران تهیه کنید. بر اساس لیست مذکور از مواد غذایی مورد پسند مشتری ها بیشتر استفاده کنید. همیشه از میزان موجودی انبار خود گزارش های تفصیلی و کامل تهیه کرده و آن‌ها را به درستی مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. یکی دیگر از ترفندهای خوب برای کنترل هزینه رستوران در بحث مدیریت موجودی، استفاده از نرم افزارهای تخصصی در زمینه مدیریت موجودی رستوران است.
برنامه ریزی منابع انسانی
در بحث کنترل هزینه رستوران توجه به مدیریت منابع انسانی مهم تلقی می شود. Human Resource Planning یا برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که طی آن مجوعه مورد نظر می‌بایست نیازهای اکنون و آتی نیروی انسانی خود را پیش بینی و فراهم نماید. در واقع برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) موجب استفاده درست و بهینه از کارکنان، خدمات و تجهیزات یک سازمان خواهد شد. مدیریت منابع انسانی به مدیران یک مجموعه این امکان را می‌دهد تا برای عرضه با کیفیت خدمات خود از قبل برنامه ریزی کرده و درست عمل کنند. جهت مدیریت منابع انسانی برای دستیابی به اهداف خود بهتر است به نکات زیر توجه داشته باشید.
- کارمندان و کارکنان با مهارت را پیدا کنید.
- از میان کارکنان خود بهترین ها را انتخاب کرده و مورد تشویق و تحسین قرار دهید.
- رفتار کارکنان با یکدیگر را به درستی تحت کنترل داشته باشید.
- از غیبت های غیرموجه جلوگیری به عمل آورید.
- به کارکنان ساعی و پرتلاش ارتقا درجه دهید.
- در صورت نیاز کارکنان بی نظم را اخراج کنید.
به طور کلی باید گفت در مبحث کنترل هزینه رستوران، مدیریت و سرمایه گذاری در برنامه ریزی نیروی انسانی یک امر هوشمندانه محسوب می‌شود. وجود کارکنان خوب و ایجاد تعاملات خوب میان کارکنان در یک مجموعه به طور حتم منجر به موفقیت آن خواهد شد.
تخصیص مناسب فضا
شاید باور کردنی نباشد اما تخصیص فضا در کنترل هزینه رستوران تاثیرگذار است. وقتی از فضای یک رستوران صحبت می کنیم منظور ما فقط فضای نشیمن مشتریان برای سرو غذا و آشپزخانه جهت پخت و پز نمی باشد. یک رستوران باید فضای کافی برای مشتریانی که در صف انتظار هستند نیز داشته باشد. رستوران‌ها به آشپزخانه‌های صنعتی نیاز دارند. این نوع از آشپزخانه ها نیازمند فضای بزرگی هستند تا کارکنان بتوانند تمام فعالیت ها را به خوبی انجام دهند. همچنین اگر فضای تخصیص یافته به بخش های مختلف رستوران بیش از حد استاندارد باشد موجب افزایش هزینه‌ها و عدم جذابیت بصری خواهد شد.
به طور کلی فضای مناسب برای یک رستوران در بازه 320 تا 550 متر مربع است. در ارتباط با فضای رستوران همیشه این سوال مهم وجود دارد که فضای رستوران چقدر باشد که هم از صرف هزینه های زیاد جلوگیری کند و منجر به کنترل هزینه رستوران گردد و هم آسایش مشتریان را تامین نماید. لازم است ذکر کنیم به ازای هر صندلی می بایست 46/0 متر مربع فضا در نظر گرفت. همچنین لازم است مکان تخلیه و ذخیره سازی رستوران با ویژگی های خاصی طراحی و ساخته شود. در واقع این مکان ها نیازمند تهویه مناسب و اصولی هستند. در طراحی فضای یک رستوران رایج ترین نسبت، نسبت 60 به 40 است. در واقع 60 درصد فضا در اختیار مشتریان و 40 درصد آن در اختیار آشپزخانه قرار خواهد گرفت.
مدیریت پرداخت ها و حسابداری
هیچ شکی نیست که برای کنترل هزینه رستوران، توجه به حساب‌های رستوران و به طور کلی مدیریت دخل و خرج اهمیت دارد. به طور کلی وقتی صحبت از مدیریت و کنترل هزینه رستوران می‌شود، دو روش کلی حسابداری در ذهن تداعی خواهد شد. روش اول که نقدی است، رایج ترین روش حسابداری در اکثر رستوران ها است. در این روش مشتری بعد از دریافت خدمات، بلافاصله هزینه آن ها را پرداخت خواهد کرد. در این روش فعالیت های روزانه رستوران پس از دریافت هزینه از مشتری ثبت خواهد شد.
همانطور که در بالا ذکر کردیم شاید این روش متداول ترین و حتی ساده ترین روش حسابداری هزینه ها در رستوران باشد اما الزاما دقیق ترین روش نخواهد بود. روش دوم، روش تعهدی نام دارد. در این روش حساب‌ها به صورت تعهدی ثبت و ضبط خواهند شد. در واقع هزینه ای پرداخت نمی شود. این روش حسابداری به صاحبان رستوران ها کمک می کند درک جامعتری از کنترل هزینه رستوران خود به دست آورند.
استفاده از بازخورد مشتریان
صاحبان هر کسب و کاری از جمله رستوران ها می‌بایست برای مدیریت بهتر و کنترل هزینه رستوران و نیز پیشرفت در حرفه خود نظرات کاربران و مشتریان را بدانند و طبق آن ها عمل کنند. به طور مثال اشتراک گذاری یک پست در فضای مجازی و تجزیه و تحلیل بازخورد و نظرات مشتریان در خصوص آن و پاسخگویی سریع به نظرات مشتریان موجب ترغیب آن ها به استفاده از خدمات رستوران خواهد شد. به طور کلی لازم است در خصوص موارد زیر از مشتریان یک رستوران نظرسنجی به عمل آورد و پس از تجزیه و تحلیل نظرات، اقدامات مناسب را انجام داد.
- فضاهای رستوران
- فضای سرو غذا
- فضای کافه
- سرویس بهداشتی
- ورودی رستوران