‌روش های حسابداری رستوران 📊 + نکات کاربردی

مدیریت حسابداری رستوران یکی از مهم ترین فرایندها در رستوران داری است. اگر صاحب رستوران بزرگی باشید قطعا باید با تمام قوانین مالی و مالیاتی و حقوقی رستوران داری آشنا باشید. شاید اسم حسابداری رستوران یا حسابداری آشپزخانه برای برخی از افراد عبارتی جدید و حتی کمی ترسناک باشد اما عموما این مسئولیت ها بر عهده صاحب رستوران نیست. معمولا افرادی مستقل از خود رستوران عملیات حقوق و دستمزد، حساب سود و زیان، پرداختی ها و… را انجام می دهند. امروزه با روی کار آمدن نرم افزار حسابداری رستوران تا حد زیادی کار حسابداری در رستوران ها، فست فودها و آشپزخانه های تهیه غذا راحت شده است.

حسابداری رستوران چیست؟

حسابداری رستوران یک سری فرایندهای دقیق و کارآمد است که تمامی معاملات مالی را ثبت و عملکرد آن ها را تعیین می کند. در این فرایند پارامترهای متعددی همچون:

• تفسیر
• تجزیه و تحلیل درآمد
• گردش پول
• موجودی کالا
• بهای تمام شده رستوران
• صورت های درآمد مربوط به رستوران توسط حسابدار انجام می شود. فرایند حسابداری قبل از راه اندازی رستوران شروع می شود. امروزه بیشتر عملیات حسابداری در رستوران های مختلف توسط نرم افزارهای حسابداری انجام می شوند.

موارد مهم در حسابداری رستوران

در فرایند حسابداری رستوران یک سری فرایندها اهمیت ویژه ای دارند و باید به صورت دقیق و با جزئیات کامل در صورت های مالی آورده شوند. این فرایندها عبارتند از:

• دفترداری عمومی
• رسیدگی به بدهی ها و پرداختی ها
• آنالیز مالی
• تهیه کردن گزارش‌های فروش روزانه و گزارش مالی
• بستن سال مالی
• مدل سازی کسب ‌وکار
• محاسبه هزینه‌های نیروی کار حقوق و دستمزد
• تهیه صورت‌های مالی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه مالیاتی
• تنظیم کردن و ارسال گزارش صورت معاملات فصلی
• متوازن کردن حساب ها
• بودجه‌بندی و پیش‌بینی بودجه
• تجزیه ‌و تحلیل کردن هزینه‌ها از قبیل محاسبه هزینه کالاهای فروخته شده و محاسبه نسبت هزینه به فروش
• مغایرت‌گیری

نحوه حسابداری رستوران

برای حسابداری رستوران دو روش نقدی و تعهدی وجود دارند. انتخاب روش مناسب باید بر حسب درآمد سالانه رستوران باشد. مثلا برای رستوران هایی که بیشتر از 20 میلیارد درآمد سالانه دارند روش تعهدی مناسب است. اما برای درآمدهای کمتر می توان از سایر روش ها استفاده کرد. البته حسابداران خبره می توانند متناسب با نیاز رستوران روش مناسب را انتخاب کنند.

روش نقدی

روش نقدی به عنوان رایج ترین روش حسابداری رستوران، نرم افزار حسابداری فست فود و حسابداری آشپزخانه به شمار می رود. در این روش تمامی مشتریان بلافاصله پس از مصرف غذا هزینه آن را پرداخت می کنند و بدهکار رستوران نمی شوند. در این روش رستوران مانده حساب قابل دریافت ندارد. همچنین حساب ها هیچ گونه پیچیدگی ندارند و هنگام دریافت هزینه به سادگی ثبت می شوند. شاید این روش کمی دقیق نباشد اما بسیار ساده است. از آنجا که هزینه ها مستقیما وارد حساب بانکی می شوند و هنوز محاسبه و برآورد نشده اند در نتیجه ممکن است رستوران سودآورتر از آنچه هست به نظر برسد.

روش تعهدی

در حسابداری رستوران به روش تعهدی درآمد کسب شده نقدی نیست. از این رو هزینه ای پرداخت نشده است و دید دقیق تری نسبت به چگونگی ایجاد هزینه ها و درآمد حاصل می شود.

استخدام حسابدار رستوران بهتر است یا برون‌ سپاری؟

هر رستوران با توجه به هدفی که دارد می تواند برای امورات مالی خود یک حسابدار را استخدام کند و یا اینکه امورات را به فردی بیرون از رستوران بسپارد. استخدام حسابدار و برون سپاری هر کدام دارای یک سری معایب و محاسن هستند. به طور کلی تخصص حسابدار و تجربه کافی وی در این امور می تواند نقش سازنده ای در انجام فرایندهای حسابداری داشته باشد.

مشکلات استخدام حسابدار رستوران

اگر برای انجام فرایند حسابداری رستوران تیم حسابداری استخدام کنید ممکن است یک سری مشکلات پیش روی شما قرار بگیرند که برخی از آنها عبارتند از:

• اگر به صورت تمام وقت بخواهید یک کارمند به عنوان حسابدار استخدام کنید هزینه های بسیاری را متحمل خواهید شد. شما باید علاوه بر هزینه حقوق و دستمزد هزینه های دیگری از قبیل بیمه، تجهیزات اداری، آموزش و … را در اختیار فرد قرار دهید.
• برای استخدام حسابدار تمام وقت باید زمان زیادی را صرف کنید. مصاحبه شغلی و آگهی کردن فرصت شغلی می تواند وقت زیادی از شما بگیرد.
• وقتی فرد جدید به عنوان حسابدار استخدام می شود کسی از سابقه و عملکرد او مطمئن نیست و ممکن است بازدهی مورد انتظار شما را نداشته باشد.
• کار حسابداری رستوران چندان ساده نیست. اگر فرد حسابدار با مهارت هایی همچون ریاضی، توجه به جزئیات، تجربه، حقوق و … آشنایی نداشته باشد می تواند مشکلات کیفی متعددی را برای رستوران به وجود بیاورد. همچنین کیفیت پایین کار باعث ایجاد هزینه های بی شمار می شود.
• ممکن است رستوران کوچک باشد و حسابدار کار کافی برای انجام دادن نداشته باشد. در واقع با این کار ساعت های زیادی فرد بیکار در محل کار است. این مورد می تواند برعکس هم باشد مثلا برای تجارت های رو به رشد یک حسابدار به خوبی نمی توان تمام فرایندها را مدیریت کند و نیاز به کمک حسابدار دارد. در نتیجه به جای استخدام چند نفر نیرو می توانید برای خدمات حسابداری برون سپاری را انتخاب کنید تا از هزینه ها پس انداز کنید و کیفیت دریافت خدمات را بالا ببرید.

مزایای برون‌سپاری حسابداری رستوران

اگر با استخدام حسابدار تمام وقت مشکل دارید بهتر است روش برون سپاری را برای حسابداری رستوران انتخاب کنید. این روش با مزایای متعددی همراه است که در زیر به چند مورد از آنها اشاره می کنیم:

• هزینه برون سپاری متناسب با خدماتی که حسابدار انجام می دهد پرداخت می شود. در واقع نیازی نیست حقوق تمام وقت بابت خدمات برون سپاری پرداخت کنید. شما می توانید بر اساس خدمات انتخابی و مدت زمان انجام خدمات، هزینه را پرداخت کنید. این روش بسیار مقرون به صرفه است. بیشتر شرکت های حسابداری با پیشرفته ترین و بهترین نرم افزارها، فرایند حسابداری را انجام می دهند. از این رو نگرانی بابت خطا و اشتباه وجود ندارد.
• نیروهایی که در خارج از سازمان فعالیت می کنند به صورت تیمی هستند و از مهارت ها و تخصص بالایی برخوردارند. این متخصصان به دلیل تجربه چندین ساله در حسابداری آشپزخانه مهارت های مختلفی را کسب کرده اند.
• برون سپاری منجر به گستردگی مقیاس تجارت شما در آینده می شود. با گذشت زمان سیستم حسابداری فست فود مقیاس پذیرتر می شود. اگر احتمال می دهید که رستوران شما رو به رشد است بهتر است از خدمات یک تیم حسابداری استفاده کنید.
• برای نیازهای شغلی خود هر زمان که بخواهید می توانید به تیم حسابداری برون سپاری مراجعه کنید. تیم حسابداری بیرون از سازمان همیشه در دسترس هستند و می توانند هر زمان که بخواهید در گزارش های مالی به شما کمک کنند.
• با برون سپاری احتمال کلاهبرداری و سرقت کاهش پیدا می کند. چون یک تیم جزئیات مالی را بررسی می کنند و این مسئله امکان کلاهبرداری را تا حد زیادی کاهش می دهد.

اهمیت نرم افزارهای رایج در حسابداری رستوران

نرم افزارهای حسابداری رستوران تا حد زیادی مشکلات کسب و کارهای رستوران داری را کاهش داده اند. با این نرم افزارها به راحتی می توان امور حسابداری و مالی رستوران را کنترل و مدیریت کرد. این نرم افزارها به منظور دسترسی سریع تر و بهتر صاحبان رستوران ها به امکانات مختلفی از قبیل:

• صدور فیش فاکتور
• مدیریت مشتریان
• مدیریت حقوق کارکنان
• گزارش فروش و… طراحی شده اند

این نرم افزارها به صورت هوشمند طراحی شده اند و از مزایای متعددی از قبیل:

• توسعه کسب و کار
• دسترسی فوق العاده به امکانات مختلف
• حسابداری راحت
• پایین آوردن درصد خطا و اشتباه در صورت های مالی
• افزایش سود
• وفاداری مشتریان و … برخوردار هستند.

نرم افزار حسابداری رستوران

استفاده از نرم افزار حسابداری رستوران می تواند به طور فزاینده ای به رشد و توسعه رستوران کمک کند. اما خیلی مهم است که رستوران از چه نوع نرم افزاری استفاده می کند. استفاده از نرم افزارهای حسابداری رستوران رایگان می تواند تا حدودی برای کسب و کارهای کوچک بهینه باشد. اما نمی توان این موضوع را انکار کرد که سرعت، ارزیابی عملکرد، سهولت استفاده و پیش بینی این نرم افزارها به مراتب پایین تر از نسخه های سفارشی و پولی است. تنها مزیت این نرم افزارها رایگان بودن آنها است.

استفاده از نرم افزار حسابداری رستوران رایگان ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی جبران ناپذیر برای رستوران و فست فود شود. نرم افزارهای کاربردی زیادی به منظور حسابداری فست فود و حسابداری آشپزخانه طراحی شده اند. به طور مثال نرم افزار مدیریت رستوران ماپرا به صورت ابری است و اطلاعات کاملی روی سرور آن میزبانی می شود.

کاربردی ترین نرم افزار حسابداری رستوران و فست فود

حسابداری رستوران با نرم افزار حسابداری می تواند عملکرد مجموعه را بالا ببرد. دیگر روش های سنتی و قدیمی مانند نرم افزار حقوق و دستمزد اکسل و استفاده از کاغذ برای انجام کارهای حسابداری منسوخ شده اند. از این رو بهترین جایگزین استفاده از نرم افزار حسابداری کاربردی است. این نرم افزارها برای تمامی رستوران های کوچک و بزرگ، فست فود ها و … کاربردی هستند. هرچه رستوران بزرگتر شود و گردش مالی آن افزایش پیدا کند دیگر نمی توان از نرم افزارهای رایگان استفاده کرد.

نرم افزار ماپرا که یک نرم افزار ابری و یکپارچه برای رستوران و فست فود است به حسابدار امکان مدیریت رستوران را در هر جا و هر مکانی می دهد. این نرم افزار دارای امکانات کاربردی از قبیل:

• منو دیجیتال دیداری
• نظر سنجی آنلاین
• نرم افزار صندوق و فروش
• مدیریت رستوران
• منو دیجیتال آنلاین با قابلیت سفارش
• پرداخت روی میز
• فاکتور انلاین
• لینک پرداخت
• باشگاه مشتریان هوشمند
• رزرواسیون
• انبارداری ساده و پیشرفته
• ثبت هزینه ها
• بهای تمام شده رستوران و … است.

نکاتی که در حسابداری رستوران باید بدانید

در حسابداری رستوران باید یک سری نکات اصولی را رعایت کنید. در زیر به چند مورد از آنها اشاره می کنیم.

• در حسابداری آشپزخانه باید به صورت هفتگی هزینه های اولیه را بررسی کنید. این هزینه های اولیه اعدادی هستند که پس از بدست آوردن هزینه های سربار، سود را تعیین می کنند. به طور معمول یک رستوران بیشترین هزینه ها را بابت نوشیدنی، غذا و حقوق کارکنان پرداخت می کند. این هزینه ها باید به صورت هفتگی بررسی و محاسبه شوند. برای کنترل این هزینه ها حسابداری نقش مهمی دارد.
• در یک رستوران باید نمودار حسابداری فروش را به صورت ساده و شخصی تنظیم کرد. این نمودار ترکیبی از آیتم های مالی و خطوط حسابرسی است. در واقع این نمودارها گزارش های جامعی ارائه می کنند. برای درک بهتر جزئیات گزارش می توانید آن را خط به خط شخصی سازی کنید.
• بایستی تمام حسابرسی های صورت گرفته قبل از تهیه گزارش سود و زیان بررسی شوند. مدیران رستوران باید تمامی لیست ترازنامه ها، بدهی ها و دارایی ها را بررسی کنند. بررسی جزئیات دقیق به مدیران کمک می کند تا از میزان سود و زیان خالص در هر ماه به صورت دقیق مطلع شوند.

مشکلات رایج در حسابداری رستوران

در جریان حسابداری رستوران ممکن است یک سری مشکلات روی دهند که می توان با مدیریت صحیح از آنها جلوگیری کرد:

• ممکن است افرادی که کار حسابداری آشپزخانه را انجام می دهند هیچ گونه اطلاعاتی در خصوص عملکرد و شرایط رستوران ارائه ندهند و فقط به پرداخت صورت حساب ها و حقوق کارکنان اکتفا کنند.
• عدم دریافت و یا بررسی صورت سود و زیان توسط مدیران رستوران یکی دیگر از چالش ها و مشکلات حسابداری فست فود یا رستوران است. دیر مشاهده کردن این صورت باعث می شود که نتوان عملا هیچ تغییری در صورت های سود و زیان ایجاد کرد.
• نمودارهای حسابداری پیچیده می تواند باعث مشکلات زیادی برای بخش حسابداری شود. بهتر است گزارش ها ساده و با جزئیات باشند.
• حسابدارانی که دانش چندانی در این زمینه ندارند ممکن است دچار اشتباهات مربوط به دفترداری از قبیل وارد کردن داده‌های اشتباه شوند.
• عقب ‌انداختن فاکتورهای فروشنده و جمع‌شدن فاکتورها یکی دیگر از خطاهای حسابداران است که در امور مالی باعث مشکلات متعددی می شود.
• وجود مشکلات در حساب های پرداختی و فراموش کردن مغایرت گیری حساب ها هم اشتباه رایجی است که اغلب توسط حسابداران تازه وارد و بی تجربه انجام می شود.
• فواصل طولانی دوره حسابداری و پشتیبانی نگرفتن از داده های نرم افزاری هم از خطاهای حسابداری رستوران به شمار می روند.
• در پایان وارد نکردن صحیح هزینه‌های غذا و نوشیدنی هم می تواند در لیست اشتباهات رایج حسابداری به شمار آید.

تجربه های موفق حسابداری رستوران

برای اینکه فرایند حسابداری رستوران به بهترین شیوه ممکن انجام شود باید از تجربه سایر مدیران در این زمینه کمک گرفت. حسابداران مجموعه می توانند با مدیر رستوران یا مدیر سایر رستوران ها مشورت کنند. مدیران با تجربه بالا اطلاعات جامع تری دارند و می توانند در شرایط بحرانی تصمیمات خوبی بگیرند.

مدیران رستوران می توانند جلسات اختصاصی با حسابدار را در بیرون از رستوران انجام دهند. گفت و گوی صمیمانه باعث می شود تا از نزدیک بیشتر با مشکلات رستوران آشنا شوید و اقدامات پیشگیرانه موثری را انجام دهید.

سخن آخر

شما چه صاحب یک رستوران بزرگ باشید یا اینکه یک فست فودی داشته باشید به یک حسابدار نیاز دارید. برای اینکه به صورت شفاف به امورات سود و زیان رسیدگی کنید باید از یک حسابدار کمک بگیرید. باید تمامی کارها با ریز جزئیات ثبت شوند. هر گونه دریافتی و پرداختی در رستوران باید ثبت شود. حتی حسابدار باید تمام حساب های مالیاتی را بررسی کند و در این خصوص اطلاعات کافی داشته باشد.