برای مدیران رستوران‌ها بسیار اهمیت دارد که بدانند وضعیت ورود و خروج و مصرف کالاهای موجود در انبار رستوران به چه صورت است. با توجه به پیشرفت فناوری‌ها این امکان برای مدیران رستوران و همچنین انبارداران وجود دارد که با نرم‌افزار انبارداری بر مواد موجود در انبار نظارت و کنترل داشته باشند.
نرم‌افزارهای انبارداری (نرم افزار مدیریت انبار) به عنوان یک ابزار حیاتی در مدیریت کسب و کارهایی با حجم زیادی از محصولات و اجناس، اهمیت بسیار زیادی دارند. این نرم‌افزارها امکاناتی ارائه می‌دهند که به کسب و کارها کمک می‌کنند تا موجودی کالاها، حرکت ورودی و خروجی، و جریان کار انبار را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند. از اهمیت این نرم‌افزارها می‌توان به دقت بالا در ثبت و پیگیری موجودی، کاهش خطاهای انبارداری، بهینه‌سازی فرآیندهای لجستیکی و افزایش بهره‌ور اشاره کرد. این ابزارها اطلاعات لازم را به سرعت و به صورت دقیق فراهم می‌کنند و به کسب و کارها این امکان را می‌دهند که به راحتی و با دقت به نیازهای مشتریان خود پاسخ دهند و در مسیر بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها حرکت کنند.
اهمیت نرم‌افزار انبارداری در رستوران
انبار در رستوران اهمیت زیادی دارد زیرا بخشی از کارایی رستوران مربوط به این بخش می‌شود چرا که کالاها و مواد مصرفی رستوران در انبار نگهداری می‌شوند. بنابراین مدیریت فضای انبار و کالاهای موجود در آن اهمیت خاصی در موفقیت و سوددهی یک رستوران دارد.
نرم‌افزار انبارداری سیستم یکپارچه‌ای به حساب می‌آید که عملیات مربوط به انبارداری و انبارگردانی را به سرعت انجام می‌دهد. این برنامه مواردی چون کنترل کردن موجودی انبارها را به صورت هوشمند انجام می‌دهد. استفاده کردن از نرم‌افزار انبارداری رستوران مدیریت و انبارگردانی را بهینه و نسبت به قبل ساده‌تر می‌کند.
نرم‌افزار انبارداری رستوران، نرم‌افزاری است که با آن می‌توان ورود و خروج کالای انبار را ثبت کرد و بر نحوه‌ی مصرف کالاهای موجود در انبار نظارت داشت. در واقع با این نرم‌افزار رستوران می‌توان انبارداری مدرن داشت و بر کالاهایی که در انبار هستند مدیریت دقیق و موثرتری کرد.
مدیریت کالاهای موجود در انبار یک رستوران مسئله‌ی مهمی برای مدیر رستوران و انباردار محسوب می‌شود. پیشرفت فناوری‌ها شامل این حوزه از کسب و کار نیز شده است یعنی استفاده از نرم‌افزار انبارداری که با صرف هزینه‌ی حداقلی می‌توان از امکانات آن در جهت پیشرفت کاری استفاده کرد.
مانند نرم‌افزار باشگاه مشتریان رستوران که دسترسی به سلیقه‌ی مشتریان و امکان دسته‌بندی آن‌ها وجود دارد و این موضوع سوددهی را افزایش می‌دهد استفاده از نرم‌افزار انبارداری نیز امکان دسته‌بندی و سازماندهی کالاهای انبار را امکان‌پذیر می‌کند و در به دست آوردن سود بیشتر اثر مثبت می‌گذارد.
با استفاده از این نرم‌افزار که منوی آن مانند منو دیجیتال است می‌توان مدیریت آسان‌تری بر انبار و کالاهای آن داشت، خطای انسانی را به حداقل رساند یا حذف کرد، در زمان صرفه‌جویی کرد و بهره‌وری را بالا برد.
مانند فاکتور آنلاین رستوران که امکان مدیریت راحت و آسان صورتحساب‌ها و دسترسی به وضعیت صورتحساب‌ها را از هر جایی امکان‌پذیر کرده است این نرم‌افزار انبارداری امکان تحویل یا دریافت کالا مطابق با فاکتور خرید کالا و ثبت رسید انبار، مطابق فاکتور خرید کالا را دارد.
مزایا و امکانات استفاده از نرم‌افزار انبارداری:
- مدیریت موجودی انبار رستوران بدون حضور فیزیکی در انبار.
- آماده و تهیه کردن لیست سفارش خرید که با نرم‌افزار به شکل اتومات انجام می‌شود.
- استفاده از نرم‌افزار انبارداری این مزیت را دارد که دیگر زمان زیادی بخاطر چک کردن موجودی انبار از دست نرود چون اگر با روش دستی این کار صورت بگیرد وقت و زمان بیشتری تلف می‌شود
- این امکان را به وجود می‌آورد که کنترل و دسترسی سریعی به اطلاعات کالا و انبار داشته باشید.
- امکان مدیریت بر ورود و خروج کالاها و مدیریت داشتن بر موجودی کالا در انبار
- توانایی کنترل مکان سفارش کالا
- ثبت دقیق فعالیت و عملیات انبار را فراهم می‌کند
- اختصاص دادن کالا به انبارهای جدا از هم را فراهم می‌کند
- با نرم‌افزار انبارداری می‌توان واحدهای اندازه‌گیری کالاها مانند کیلوگرم، کارتن، بسته، متر و… را تعریف کرد
- این قابلیت را دارد که کالاهای موجود در انبار را تعریف کند.
انبارگردانی به چه معناست؟
به کنترل موادی که در انبار رستوران وجود دارد و اندازه‌گیری و ارزیابی میزان کمیت و کیفیت کالاها، چسباندن تگ، مرتب‌کردن انبار و کالاهای آن، پلمپ و… در پایان هر دوره را انبارگردانی می‌گویند.
انبارگردانی رستوران چگونه انجام می‌شود؟
در فاصله‌های زمانی مشخص، موجودی انبار شمارش و مشخص می‌شود. در ضمن در این روند تفاوت موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری با موجودی به دست آمده بررسی می‌شود تا مشخص گردد که آیا میان این دو فرقی وجود دارد یا ندارد. انبارگردانی رستوران باید به طور حداقل سالی یک بار انجام شود.
مزیت انبارگردانی رستوران:
- امکان گرفتن گزارش از موجودی کالا، میزان تولید و میزان مصرف وجود دارد.
- ممکن است کالاها بیش از حد در انبار جمع شده باشند با انبارگردانی از این کار جلوگیری می‌شود.
- بعضی از کالاهایی که دارای تاریخ انقضا هستند ممکن است فاسد یا خراب شوند پس نیاز به انبارگردانی است.
- سفارش‌های تکراری ثبت نشوند.
- اطمینان یافتن از اجناس موجود در صورت حساب‌های مالی
- برقراری نظم در انبار از طریق تفکیک ضایعات و موجودی که قابل مصرف نیستند.
- با کنترل موجودی انبار از زیان به واسطه‌ی تغییر قیمت کالا جلوگیری می‌شود.
- برطرف کردن میزان کسری
مراحل انبارگردانی:
- تعیین زمان شروع و پایان انبارگردانی ( در راستای جلوگیری از وارد کردن یا خارج کردن کالا)
- مهیا نمودن وسایل مورد نیاز برای انبارگردانی مانند فرم‌ها و ابزار شمارش
- مشخص کردن سرپرست عملیات انبارگردانی و گروه کنترل
- کنترل و جداسازی اقلام و موجودی‌های قابل شمارش شامل کالاهای امانی، سالم و اسقاط
- تعیین و شناسایی کالاهایی که راکد هستند
- ثبت شماره آخرین سند و رسید قبل از شروع انبارگردانی
- شروع شمارش موجودی انبار
مسئولیت های انباردار
به روند ذخیره‌ی کالاها در انبار که بعد توزیع می‌شوند انبارداری گفته می‌شود. به تعریف دیگر انبارداری مسئولیت نگهداری کالاها است.
به چه کسی انباردار می‌گویند؟
انباردار به کسی گفته می‌شود که مسئولیت نگهداری و محافظت از کالاهای موجود در انبار را بر عهده دارد.
انباردار باید به روش‌های مدیریتی و سرپرستی کردن تسلط داشته باشد. باید ویژگی‌های فردی، همچون منظم و دقیق بودن، قابل اعتماد بودن را داشته باشد.
- انباردار باید در قبال کالاهای موجود در انبار بسیار مسئولیت‌پذیر باشد. در واقع میزان امنیت کالاهای موجود در انبار وابسته به میزان مسئولیت‌پذیری انباردار و اهمیتی که به وظیفه‌ی خود می‌دهد، دارد.
- دادن اطلاعات و گزارش‌های دقیق از تعداد کالاهایی که در انبار موجود است از مسئولیت‌های انباردار است.
- انباردار باید از تعداد یا کمیت کالاها در انبار اطلاع داشته باشد. چون ممکن است تعدادکالا یا محصول برای انجام کار مربوطه کافی نباشد بنابراین انباردار باید تقاضای خرید کالای جدید را بدهد.
- انباردار باید در زمان تحویل کالا قبض صادر کند و همچنین در هنگامی که کالا را دریافت می‌کند سررسید بگیرد.
- باید مشخصات کالاهایی که وارد انبار می‌شوند را ثبت و یادداشت کند. کالاهای انبار را باید طبقه‌بندی و کدگذاری کند.
- از دیگر مسئولیت‌های انباردار بایگانی کردن فرم‌ها و اسناد است که گزارش نیز باید بدهد.
- انباردار نباید اجازه دهد افراد غیرمرتبط یا غیرمجاز وارد انبار شوند.