مدیریت رستوران یکی از شغل‌های پیچیده است که دشواری‌ها و چالش‌های خاص خود را دارد. یک مدیر رستوران باید مهارت‌های متعدد، دانش بسیار و توانایی لازم و کافی برای ادارۀ یک رستوران همراه با کارکنان آن را داشته باشد. نکته‌های مهمی برای مدیریت یک رستوران باید در نظر گرفته شوند که در این مقالۀ مجلۀ ماپرا می‌خواهیم به ٢۰ عدد از مهمترین‌های آنها بپردازیم.
وظایف مدیر داخلی رستوران
مدیر داخلی رستوران به عنوان سرپرست و مسئول اصلی بر عملیات روزانه و کارکنان است. وظایف این مسئول شامل برنامه‌ریزی و مدیریت کلیه فعالیت‌های رستوران می‌باشد، از جمله تدارک مواد اولیه و مواد مصرفی، برنامه‌ریزی ساعات کاری پرسنل، نظارت بر کیفیت غذا و خدمات، تضمین رعایت استانداردهای بهداشتی و ایمنی، حل اختلافات و مشکلات داخلی، و اجرای استراتژی‌های افزایش عملکرد و سودآوری رستوران. همچنین، مدیر داخلی باید به طور مداوم با کارکنان و مشتریان ارتباط برقرار کرده و به نظرات و نیازهای آنها پاسخ دهد تا بهبود مستمری در کیفیت خدمات و تجربه مشتریان را فراهم کند.
مدیریت رستوران: یک مسئولیت با چالش های بسیار
زمانی که یک شخص وظیفۀ خطیر مدیریت رستوران را بر عهده می‌گیرد، باید این نکتۀ مهم را در خاطر داشته باشد که این مدیریت فقط یک شغل نیست. این مدل مدیریتی با بسیاری از انواع مدیرهایی که شاید تا به حال دربارۀ آنها شنیده‌اید یا دیده‌اید، تفاوت‌های اساسی دارد. مدیریت رستوران یک حرفۀ پویا و چند بُعدی با جنبه‌های مختلفی از مسئولیت‌ها و چالش‌ها و البته جذابیت‌های خاص خودش است.
درست است که بسیاری از ریزه کاری‌ها و نکات ضروری در هر شغل، با آموزش درست و کسب تجربه در حین کار به دست می‌آید. اما در بسیاری از مواقع نیز آگاهی از برخی از نکته‌ها که توسط متخصصان یا افراد مجرب در هر حوزه بیان می‌شود، می‌تواند بسیار کمک کننده و راهگشا باشد. در ادامۀ مطلب، به مجموعه‌ای از نکته‌هایی اشاره خواهیم کرد که از دانش و تجربیات افراد حرفه‌ای بدست آمده و راهنمای شما خواهد بود.
شرح وظایف مدیر رستوران
مدیر رستوران مسئولیت‌های بسیاری در مدیریت و راهبری روزمره رستوران دارد. او مسئول برنامه‌ریزی و نظارت بر تمامی عملیات مرتبط با رستوران است، از جمله مدیریت کارکنان، تدارک مواد اولیه و مواد مصرفی، کنترل موجودی، تضمین کیفیت غذا و خدمات، اجرای استانداردهای بهداشت و ایمنی، مدیریت مالی و حسابداری، برنامه‌ریزی بازاریابی و تبلیغات، حل اختلافات و مسائل مربوط به مشتریان و کارکنان، و ارتقاء عملکرد کلی رستوران می‌باشد. همچنین، مدیر رستوران باید قادر به ارتباط مؤثر با تمامی اعضای تیم خود و مشتریان باشد و به نیازها و انتظارات آنها پاسخ دهد. او باید برنامه‌هایی را برای بهبود مستمر کیفیت خدمات و رشد تجاری رستوران ایجاد و اجرا کند تا به موفقیت و پیشرفت در عرصه رستورانداری دست یابد.
٢۰ نکته مهم و کلیدی برای مدیریت رستوران
بیست تا از مهمترین نکته‌ها که شما برای مدیریت رستوران خود به آنها نیاز دارید عبارتست است:
نکته اول: برنامه‌ریزی کنید
یک برنامۀ مدیریتی برای خود و کارکنان داشته باشید. این برنامه‌ریزی پایه و شالودۀ تمامی کارهایی است که باید در رستوران شما انجام شود. برای تدوین اولیۀ این برنامه، لیستی از کارهایی را که باید خودتان و کارکنان انجام دهند بنویسید؛ وسایل و تجهیزاتی را که باید آماده یا خریداری شوند، بیاورید؛ اهداف و چشم اندازهای کوتاه مدت و بلند مدت مورد نظرتان را روی کاغذ بیاورید.
نکته دوم: مهارت‌ها و دانش خود و کارکنان را افزایش دهید
یک مدیر موفق، هرگز از یادگیری و پیشرفت شخصی خود دست برنمی‌دارد. هر چقدر شما مهارت‌های گوناگونی مانند توانایی حل مسأله، تحلیل شرایط، اصول روانشناسی و روابط اجتماعی و مبانی مدیریتی را بیشتر یاد بگیرید و نمونه‌های موفق رستورانداری در ایران و جهان را بیشتر مطالعه کنید، مدیری داناتر و تواناتر خواهید بود.
البته این آموزش فقط به خودتان نیست. اگر شما به طور مستمر برای کارکنان خود دوره‌های آموزشی برگزار کنید و آنها را برای یادگیری مهارت‌ها جدید در کار تشویق کنید، در آینده‌ای نه چندان دور مجموعه‌ای پویا و توانمند را خواهید داشت که بازتاب دانش و توان آنها در محصولات تولیدی و در نتیجه موفقیت رستوران دیده خواهد شد.
نکته سوم: بر استخدام کارکنان نظارت دقیق داشته باشید
اگر خودتان می‌خواهید به طور مستقیم کارکنان رستورانتان را استخدام کنید، در مصاحبه و گفتگویی دقیق با تمامی توانمندی‌های افراد آشنا شوید و هر کس را در بهترین بخش بگذارید. گاهی شما به عنوان یک مدیر تیزبین متوجه می‌شوید که یک پرسنل در بخشی متفاوت از آنچه خودش در نظر دارد، می‌تواند کارآیی بیشتری داشته باشد. اگر هم شخصی مانند مدیر منابع انسانی را مسئول این کار کرده‌اید، باز هم خودتان بر فرآیند انتخاب و استخدام نظارت مستقیم داشته باشید.
نکته چهارم: شما برای کارکنان یک مدل و الگو هستید
هیچگاه فراموش نکنید که چشم کارکنان به شما و اعمال و رفتار شماست. شما با ارتقای دانش و مهارت که پیشتر گفتیم، الگویی مناسب و تکثیر پذیر از خود می‌سازید. به علاوه، در شرایط بحرانی و پُرفشار، این شما هستید که می‌توانید با ثبات و درایتی که از خود نشان می‌دهید، مدیریت ریسک را به بهترین شکل به انجام برسانید. دیگران با دیدن این پایداری و توانایی کنترل شرایط، به شما اعتماد بیشتری پیدا می‌کنند و وظایف خود را میل و رغبت بیشتر انجام می‌دهند.
نکته پنجم: شرح وظایف دقیق هر پرسنل را به او بدهید
هر چقدر شرح وظایفی که به پرسنل خود می‌دهید، دقیق‌تر و شفاف‌تر و با جزئیات بیشتری باشد برای هر دو طرف سودمندتر خواهد بود. برای شما این سود را خواهد داشت که انتظارات خود را از آنها با جزئیات بیان کنید و بعداً نیز همان کارها را از آنها بخواهید. کارکنان نیز از دانستن شرح دقیق وظایف خود سود می‌برند و متوجه می‌شوند مدیر از آنها چه می‌خواهد و براساس همان وظایف، کارهای خود را پیش می‌برند.
نکته ششم: به کارکنان خود اعتماد کنید و از آنها نظر بخواهید
حتا زمانی که شما برنامه‌های دقیق و مشخص دارید و بر کارها نیز نظارت می‌کنید، ممکن است مسائل یا نکته‌هایی پیش بیاید که پرسنل، اطلاعات دقیق‌تر و جزئی‌تری از آن مسأله داشته باشند. به آنها اعتماد کنید و بگذارید نظراتشان را با شما در میان بگذارند. گاهی مشورت با پرسنلی که از نزدیک درگیر کار یا موضوعی بوده، از روشی که شما آن را بهترین راه حل می‌دانید بهتر است. اگر به کارکنان خود گوش دهید و از نظرات آنها استفاده کنید، میزان اعتماد آنها به شما و رستوران بالاتر خواهد رفت و با دقت و دلسوزی بیشتری به وظایف خود می‌پردازند.
نکته هفتم: انرژی مثبت به کارکنان بدهید تا از آنها نیز دریافت کنید
وقتی که شما انرژی مثبت و روحیۀ خوبی داشته باشید، ناخودآگاه این حس در تمامی فضای کار شما جریان پیدا میکند. تعاملات مثبت شما با پرسنل روی رفتارهای آنها با یکدیگر نیز تأثیر می‌گذارد و رستوران شما تبدیل به یک فضای کاری دوستانه و پویا می‌شود. این وظیفۀ شما به عنوان مدیر رستوران است که این فضای سالم و خوش انرژی را پدید بیاورید تا هم خودتان آرامش بیشتری داشته باشید و هم نتیجۀ آن را روی بازدهی عملکرد پرسنل ببینید.
جلسه‌ها و دیدارهای منظم و آموزنده با کارکنان داشته باشید. نظرات و برنامه‌های خود را به آنها بگویید و شنوندۀ نظرات و پیشنهادات آنها باشید.
نکته هشتم: یک سامورایی مهربان باشید!
به عنوان یک مدیر شما باید اقتدار و جدیت و جذبۀ خاص خود را داشته باشید تا به اصطلاح، کارکنان از شما حساب ببرند. اما این جذبه را با بدخلقی و امر و نهی نابجا اشتباه نگیرید. یک مدیر باید در ارتباط با کارکنان سختگیر باشد اما این سختگیری را می‌توانید با چاشنی مهربانی و احترام متقابل بسیار دلپسندتر و کارآمدتر کنید. پرسنل باید به حرف شما گوش کند و وظایف خود را به بهترین حالت ممکن انجام دهد. اما در عین حال باید به شما اعتماد داشته باشد و بداند که شما بهترین پشتیبان و دلسوز او هستید و می‌تواند مسائل کاری و شخصی خود را با شما در میان بگذارد.
نکته نهم: خلاقیت و نوآوری خودتان و دیگران را شکوفا کنید
خلاقیت برای شما در جایگاه مدیریت رستوران ویژگی بسیار مهمی است. این خلاقیت می‌تواند از دکوراسیون خارجی و داخلی تا تک تک غذاهای تهیه شده در آشپزخانۀ شما در جریان باشد. این خلاق بودن شماست که موجب هویت‌بخشی به رستوران شما می‌شود و رستوران شما را از رقبا متمایز خواهد کرد. نه تنها به خلاقیت خودتان میدان بدهید، بگذارید کارکنان شما هم نوآوری را به کارهای خود وارد کنند و در صورت گرفتن نتیجۀ خوب، آنها را تشویق کنید تا ادامه دهند. از جاری شدن خلاقیت در کار خود، نتایج شگفت‌انگیزی خواهید گرفت!
نکته دهم: خودتان از نزدیک ناظر باشید
حتا اگر برای هر بخش سوپروایزر خاص همان قسمت را انتخاب کرده‌اید، باز هم خودتان از نظارت دقیق غافل نشوید. این وظیفۀ شماست که به عنوان مدیر رستوران بر رعایت اصول بهداشتی و ایمنی نظارت نهایی داشته باشید. زیرا که در صورت بروز هر گونه تخلف یا کم کاری، شما باید پاسخگوی مشتریان و نهادهای مربوطه باشید. حتا شما باید ناظر بر رعایت اصول اخلاقی در رستوران خود باشید. می‌توانید یک منشور اخلاقی را برای پرسنل تهیه کنید و در اختیار آنها قرار دهید تا از اصول آن پیروی کنند.
نکته یازدهم: مراقب سلامت جسم و روان خود و کارکنان باشید
حرفۀ رستوران داری و کار در رستوران، هم برای مدیر و هم برای کارکنان یکی از دشوارترین و پرتحرک‌ترین مشاغل در دنیاست. برخلاف انواع دیگر مدیریت‌ها، مدیر یک رستوران باید مرتب در حال رفت و آمد و رسیدگی به کارهای مختلف باشد. بنابراین باید از نظر فیزیکی کاملاً سالم و سرحال باشید و توان بدنی ساعت‌ها کار را داشته باشید. تغذیۀ سالم در کنار ورزش، کلید این سلامت جسمی است. اینکه شما از نزدیک حواستان به کار باشد و در زمان‌هایی از روز عملکرد رستوران را خودتان نظارت کنید، شما را از نزدیک در جریان بسیاری از مسائل جاری در آشپزخانه می‌گذارد.
کارکنان شما نیز باید از نظر جسمی سالم و توانمند باشند تا بتوانند ساعت‌ها مشغول به انجام وظایف خود شوند. نکته‌های ششم تا هشتم که به آنها اشاره کردیم، می‌توانند در سلامت روان کارکنان شما و فضای کار، تأثیر بسیار زیادی داشته باشند.
نکته دوازدهم: اشتباهات خود را بپذیرید و پاسخگو باشید
یک مدیر هر چقدر هم مدبر و دانا و توانا باشد، باز هم یک انسان است و از خطا و اشتباه مصون نیست. گاهی تصمیمات نادرستی که یک مدیر می‌گیرد، تنها برای خودش عواقب ندارد و روی همۀ جنبه‌های رستوران و کارکنان تأثیر می‌گذارد. یک مدیر خوب باید خطاهای خود را بپذیرد و برای عواقبی که اشتباهاتش داشته، پاسخگو باشد. در این صورت است که کارکنان نیز می‌آموزند در برابر اشتباهات خود مسئولیت‌پذیر باشند و برای جبران آن تلاش کنند.
نکته سیزدهم: مدیریت زمان داشته باشید
وظیفۀ یک مدیر است که برای انجام کارهای مختلف برنامه ریزی زمانی داشته باشد و بر اجرای کارها در زمان مشخص نظارت کند. بدیهی است که انجام هر کار در زمان پیش بینی شده در ارائۀ بهترین خدمات به مشتری و جلب رضایت او اهمیت زیادی دارد. این زمانبندی را می‌توانیم با توجه به مراحل انجام کارهای رستوران به سه دسته تقسیم کنیم:
یک) زمانبندی پیش از تولید که مربوط به تهیۀ مواد و وسایل اولیه و آماده‌سازی مواد غذایی برای تهیۀ انواع خوراکی‌هاست.
دو) زمان بندی هنگام تولید که دربارۀ برنامه ریزی برای مدت زمان تولید هر محصول است. این مرحله پیش از حضور مشتری در رستوران یا در حین حضور او و پس از سفارش دهی است.
سه) زمانبندی هنگام سِرو غذا که از زمان سفارش مشتری تا تحویل غذا به اوست. در آشپزخانه‌های بیرون بر مدت زمان ارسال غذا و رسیدن به دست مشتری نیز در این دسته جای می‌گیرد.
نکته چهاردهم: منو رستوران را هوشمندانه تنظیم کنید
اینکه چه پیش غذاها، غذاها، دسرها و نوشیدنی هایی و با چه قیمت‌هایی در منو جای بگیرد، از وظایف مدیر رستوران است. علاوه بر دانش و سلیقۀ مدیر رستوران در انتخاب بهترین و مناسب‌ترین غذاها با حال و هوای رستوران و با توجه به تخصص آشپزها و پرسنل، نوآوری و خلاقیت مدیر نیز تعیین کننده است. ساخت منو دیجیتال برای رستوران، تغییر فصلی منو با توجه به نوبرانه‌ها و حال و هوای هر فصل یا غذاهای مشخص در مناسبت‌های خاص از جملۀ موارد خلاقیت مدیریت در زمینۀ تنظیم لیست غذاهاست.
نکته پانزدهم: از جدیدترین تکنولوژی‌های صنعت غذایی بهره ببرید
امروزه با پیشرفت تکنولوژی در حوزه‌های مختلف از جمله رستوران داری، علاوه بر سهولت در انجام امور مختلف، ارائۀ خدمات به مشتریان نیز بهتر و کارآمدتر شده است. برای مثال، وجود پلتفرم ماپرا با تمامی امکاناتی که در اختیار کاربران قرار می‌دهد، می‌تواند مزایای بسیاری هم برای مدیریت رستوران و هم برای مشتریان داشته باشد. چنین نرم افزارهایی مانند نرم افزار ماپرا با ارائۀ خدماتی مانند منو دیجیتال، باشگاه مشتریان ، حسابداری آنلاین و انواع خدمات دیگر به مدیریت بهینۀ رستوران کمک شایان توجهی می‌کنند.
نکته شانزدهم: بر امور مالی رستوران نظارت دقیق داشته باشید
یکی از مهمترین بخش‌های هر کسب و کار، امور مالی و حساب و کتاب‌های آن بیزنس است. مدیر رستوران بجز مدل سنتی گرفتن اطلاعات از امور مالی می‌تواند با تکنولوژیهایی جدیدی مانند حسابداری آنلاین بر بخش‌های مختلف تراکنش‌های مالی نظارت داشته باشد. فقط با یک گوشی هوشمند، مدیر رستوران قادر است از تمامی اطلاعات حساب از صدور فاکتور آنلاین گرفته تا حسابرسی‌های ماهانه و گزارش‌های مالیاتی در لحظه مطلع شود.
نکته هفدهم: در هزینه‌های جاری رستوران صرفه جویی کنید
صرفه جویی در هزینه‌ها به معنای کاهش یا حذف خرج‌های اضافی در رستوران است که یک مدیر آگاه می‌تواند به راحتی آنها را مدیریت کند. مدیریت بودجه، هنر بزرگ و ارزشمندی است که با انجام کارهای ساده مانند تعویض لامپ‌های پرمصرف یا صرفه‌جویی در مصرف آب در هر آشپزخانه‌ای می‌توان آن را به انجام رساند.
نکته هجدهم: تجهیزات و امکانات لازم را برای پرسنل فراهم کنید
درست است که صرفه جویی و کاهش هزینه‌ها در رستوران اهمیت زیادی دارد ولی فراهم کردن امکانات و تجهیزات ضروری برای بخش‌های مختلف رستوران، مزایای بسیاری دارد. علاوه بر اینکه سرعت و کیفیت کار بالا می‌رود، پرسنل هم به انجام کارها دلگرم می‌شوند و متوجه می‌شوند که برای کارهای آنها ارزش قائل هستید و امکانات مناسب را در اختیارشان می‌گذارید تا بهترین و با کیفیت‌ترین نتیجه را به شما و مشتریان تحویل دهند.
نکته نوزدهم: مشتری را همیشه راضی نگهدارید
حضور مشتریان و رونق رستوران، به رضایت آنها بستگی دارد: رضایت از فضا، غذاهای سِرو شده، برخورد پرسنل، راحتی در سفارش با منو دیجیتال، سهولت در پرداخت به کمک فاکتور آنلاین و مجموعۀ عواملی که یک مشتری از لحظۀ ورود به رستوران با آنها رویارو می‌شود. البته همیشه افرادی وجود دارند که از مسأله‌ای گله و شکایت داشته باشند و انتظاراتی دارند که ممکن است برآورده نشود. مسئولیت مهم مدیریت رستوران و کل کارکنان در این است که دغدغۀ مشتری را برطرف کنند و با حل مشکل او، یک مشتری ناراضی را با خوشنودی از رستوران به بیرون بفرستند. یک مشتری راضی، همواره مشتریان دیگری را با خود به رستوران برمی‌گرداند.
نکته بیستم: تبلیغات را هرگز فراموش نکنید
انتخاب انواع روش‌های تبلیغاتی از تبلیغات شهری گرفته تا فضای مجازی برای شناساندن رستوران شما و گسترش برند ضروری است. پس از مشورت با متخصصان این حوزه، تصمیم‌گیری نهایی برای انتخاب بهترین استراتژی تبلیغات و بازاریابی و فروش بر عهدۀ مدیریت رستوران است.
سخن پایانی
مدیریت رستوران فقط یک شغل نیست. مجموعه‌ای پیچیده از روش‌های نظارتی، ارتباطی، برنامه ریزی و از همه مهمتر، تصمیم‌گیری‌های مهم در زمان‌های مهم است. تلاش ما در این مقاله از مجلۀ ماپرا برای این بود که مهمترین نکته‌ها در مدیریت رستوران را در قالب بیست نکته در اختیار شما بگذاریم. چه نکتۀ دیگری به ذهن شما می‌رسد که می‌تواند شیوه‌های مدیریت یک رستوران را بهبود دهد؟ نظر خود را با ما در میان بگذارید.