هزینه نیروی کار در هر سازمان یکی از مهمترین دغدغه‌های صاحبان کسب و کار است. به ویژه در شرایط نوسانات اقتصادی و رکود بازار، این هزینه‌ها چشمگیرتر می‌شود. با وجود روش‌ها و راهکارهای هوشمندانه‌ای که هر کارفرما برای سازمان خود می‌تواند اجرایی کند، چنین هزینه‌هایی به شکلی قابل توجه می‌توانند کنترل و مدیریت شوند. در این مقاله از مجلۀ ماپرا می‌خواهیم به شماری از راهکارهای بهینه سازی هزینه‌های کارکنان بپردازیم. در راهکار هفتم نیز پلتفرم ابری فروش ماپرا را بیشتر بررسی خواهیم نمود. یکی از اصلی ترین قابلیت های نرم افزار ماپرا بهینه سازی وقت و انرژی نیروی کار است.
نقش و اهمیت نیروی انسانی در محل کار چیست؟
نیروی انسانی در هر سازمان یا کسب و کار، ارزشمندترین دارایی و سرمایۀ آن است. هر سازمان برای پیشبرد امور خود نیاز به صرف هزینه‌های مختلف در بخش‌های گوناگون دارند. یکی از مهمترین و بیشترین هزینه‌ها متعلق به هزینه های منابع انسانی است. چه در شرایط مانند دوران‌های رکود اقتصادی در جامعه و چه در موارد کاهش سوددهی کسب و کار، مدیریت هزینه‌ها یکی از اساسی‌ترین روش‌ها برای سر پا نگهداشتن آن سازمان و ادامۀ حیات آن است.
استراتژی‌های مختلفی برای کاهش هزینه در سازمان‌ها وجود دارد که تنها یکی از آنها تعدیل هزینه های منابع انسانی است. در دوران قدیم و پیش از فراگیر شدن چنین استراتژی‌هایی، یکی از اولین راه حل‌ها برای کاهش هزینه‌ها اخراج یا تعدیل نیروهای سازمان بود. اما با افزایش دانش و مهارت‌های مدیریتی مدیران سازمان‌ها و مراکز، انتخاب روش‌های متعادل سازی هزینه‌ها بدون از دست دادن نیروها در اولویت قرار گرفته است. در ادامه این روش‌ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
نیروی انسانی به عنوان یکی از عناصر حیاتی سازمان‌ها، نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف و توسعه آنها دارد. افراد در محیط کار با ارائه توانمندی‌ها، ابتکار، و تعهد به کار، می‌توانند به بهبود فرآیندها، افزایش بهره‌وری، و ایجاد ارتباطات سالم در سازمان کمک کنند. همچنین، نیروی انسانی در تعامل با فناوری، ارتقاء فرهنگ سازمانی، و ایجاد بسترهای مساعد برای نوآوری نقش دارد. مدیریت منابع انسانی نیز به عنوان یکی از وظایف اساسی در ارتقاء عملکرد نیروی انسانی، اهمیت زیادی دارد. با بهره‌گیری از استعدادها و مهارت‌های مناسب، سازمان‌ها می‌توانند به بهترین شکل ممکن از نیروی انسانی خود بهره مند شده و به سوی موفقیت حرکت کنند.
چه راهکارهایی برای بهینه سازی نیروی کار وجود دارد؟
در تعاریف مدیریتی، استراتژی‌های اصولی برای بهبود وضعیت نیروی کار را راهکارهای استفادۀ بهینه منابع انسانی یا Optimal Use of Human Resource می‌نامند. یکی از مهمترین بخش‌های بهینه سازی، کاهش هزینه‌های پرداختی برای بخش نیروی انسانی است. در ادامه 13 راهکار را برای بهینه سازی هزینه نیروی کار آورده‌ایم تا در زمان‌های بحرانی هر سازمان از آنها استفاده شود.
راهکار اول- برنامه ریزی نیروی انسانی:
برنامه ریزی در هر کاری می‌تواند راهگشا و سودمند باشد. برنامه ریزی اصولی و درست در یک سازمان موجب می‌شود تا مدیران از وضعیت دقیق کارکنان خود باخبر شوند؛ مازاد یا کمبود در هر بخش را بشناسند؛ بازدهی کاری کارکنان را بررسی کنند و در صورت لزوم کارهای مورد نیاز را تعریف نمایند و از میزان کارهای غیرضروی یا مازاد و صرف هزینه‌های غیرضروری بپرهیزند. این برنامه ریزی برای کارکنان نیز بسیار سودمند است زیرا هر یک از آنها از شرح دقیق وظایف خود آگاه می‌شوند و خارج از چهارچوب مشخص شده، زیاده کاری انجام نمی‌دهند و نیازی به منابع بیش از مقدار تعیین شده ندارد.
راهکار دوم- تعیین برنامه زمانی و شیفت کاری:
با تحلیل و بررسی هر کار در سازمان می‌توان بازۀ زمانی دقیق برای انجام آن را مشخص کرد. زمانی که پرسنل دقیقاً بداند چه کاری را در چه بازۀ زمانی باید به انجام برساند، از هدر رفتن زمان و انرژی او جلوگیری می‌شود. برنامه ریزی زمانی و شرح وظایف دو عامل مهم در برقراری نظم و بهینه سازی عملکرد نیروی انسانی است که در نهایت به صرفه جویی در هزینه ها نیز منجر می‌شود.
راهکار سوم- کاهش یا حذف اضافه کاری:
اگر برای هر وظیفه، برنامه ریزی دقیق انجام شود و هم مدیر و هم پرسنل از محتویات کار مورد نظر آگاه باشد، دیگر دلیلی برای ساعات اضافی کاری و فراتر از ساعات تعریف شده باقی نمی‌ماند. نیروی کار در ساعات مشخص وظایف خود را به انجام می‌رساندف در ساعات استراحت به زندگی شخصی خود می‌رسد و در روزهای آینده با انرژی و توان به سر کار خود بازمی‌گردد. کارفرما نیز برای کاری که امکان انجام آن در بازۀ ساعات کاری امکان پذیر باشد، دیگر نیازی ندارد که هزینۀ اضافه کاری به کارکنان بپردازد.
راهکار چهارم- آموزش و حفظ کارکنان قدیمی:
گفتیم که کارکنان هر سازمان، سرمایه‌های ارزشمند آن سازمان به حساب می‌آیند. این افراد از زیر و بم‌های کار آگاهند؛ تجربۀ کافی در انجام کارهای مختلف را دارند و چهارچوب‌های هر وظیفه را به خوبی می‌شناسند؛ حقوق و دستمزد آنها مشخص است و حس اعتماد و وفاداری در آنها وجود دارد. اما می‌دانیم که تمامی دانش‌ها و مهارت‌ها رو به گسترش و پیشرفت هستند و در تمامی مشاغل، به روز رسانی اطلاعات و مهارت بسیار ضروری است. کارفرمایان می‌توانند بجای استخدام نیروهای جدید با دانش آپدیت، همان کارکنان ارزشمند قدیمی را با دوره‌های آموزشی از اطلاعات جدید بهره‌مند کنند.
آموزش ضمن خدمت (On the Job Training) یا OTJ یکی از مؤثرترین روش‌های بهینه سازی منابع انسانی است. هدف برگزاری این آموزش‌ها افزایش دانش و توانمندی کارکنان است و با هزینه‌‌ای بسیار اندک می‌تواند در صرفه‌جویی هزینه‌های ناشی از استخدام نیروهای جدید تأثیرگذار باشد. کارکنان قدیمی می‌توانند با دانسته‌های جدید تبدیل به پرسنل چند منظوره شوند و وظایف خود را گسترش دهند.
راهکار پنجم- هوشمندی و دقت بالا در انتخاب پرسنل:
در صورت نیاز واجب به استخدام نیروی لازم برای یک بخش، از روش‌های استخدامی حرفه‌ای، آزمون‌های شخصیت شناسی و پرهیز از انتخاب افراد بر اساس توصیه‌های دوستان و آشنایان استفاده کنید. انتخاب شخص درست برای جایگاه درست، عاملی مهم در پیشگیری از هزینه‌های احتمالی در آینده است. شخص حرفه‌ای و متخصص می‌تواند بهترین کار را در کوتاهترین زمان لازم با بهترین بهره‌روی به انجام برساند.
راهکار ششم- برون سپاری کارهای خاص:
در برخی از بخش‌های سازمان برای صرفه جویی در هزینه‌های استخدام متخصص و پرداخت حقوق ثابت ماهانه و فراهم کردن تجهیزات مورد نیاز آن بخش، چنان بخشی را به سازمان‌ها یا مراکز دیگر برون سپاری کرد. مثلاً برای بخش تبلیغات یا گرافیک می‌توان بجای صرف هزینه‌های بالای دستگاه‌های حرفه‌ای کامپیوتر و افراد متخصص در این زمینه، این بخش را در پروژه‌های کوتاه مدت یا بلند مدت به کانون‌های تخصصی بیرون از سازمان سپرد.
راهکار هفتم- استفاده از تکنولوژی‌های جدید ماپرا :
پیشرفت تکنولوژی علاوه بر سهولت و سرعت در انجام کارها می‌تواند در هزینه‌ها نیز تأثیر بالایی در صرفه‌جویی هزینه‌ها داشته باشد. کارکنانی که مسئول کار با نرم افزار کافه رستوران ماپرا یا نرم افزار فروش ماپرا می‌شوند، زمان کاری کمتر و منعطف‌تری خواهند داشت و در هزینه‌های سازمان نیز صرفه‌جویی‌های چشمگیری روی می‌دهد. برای مثال در حالت استفاده از پلتفرم ابری و نرم افزار آنلاین در هزینه‌های تهیۀ دستگاه‌های سخت افزاری و نگهداری یا به روز رسانی آنها کاهش بسیاری مشهود است. در حالت حسابداری آنلاین نیز هم حتا امکان کاهش تعداد پرسنل در بخش حسابداری یا دورکاری آنها وجود دارد. این موارد فقط بخشی از بهینه سازی های نرم افزار ماپرا بود. برای اطلاع دقیق تر و جامع تر از قابلیت های پلتفرم ابری ماپرا با کارشناسان ما در ارتباط باشید…
راهکار هشتم- روش‌های بازاریابی کم هزینه تر و مؤثرتر:
بجای ریخت و پاش‌های متداول برای تبلیغات و صرف هزینه‌های بسیار، می‌توان از افراد متخصص در زمینۀ دیجیتال مارکتینگ استفاده کرد. این افراد با مهارت و تخصصی که دارند می‌توانند فرآیند تبلیغات را با کمترین هزینه و بالاترین بازدهی برای سازمان انجام دهند. در بسیاری از موارد نیز این افراد به صورت پروژه‌ای و دورکاری وظایف خود را انجام می‌دهند و حتا نیازی به تأمین سیستم‌های مورد نیاز آنها نیست.
راهکار نهم- دورکاری کارکنان:
بجز مواقع خاصی مانند همه گیری کرونا که سازمان‌ها مجبور به پیشبرد کارها به کمک نیروهای انسانی دورکار بودند، در حالت عادی نیز می‌توان از روش استفاده کرد و در هزینه‌های منابع کاری صرفه جویی بسیار انجام داد. در مواقع نوسانات اقتصادی نیز بجای اخراج یا تعدیل نیروها می‌توان از نتایج کار برخی از کارکنان به صورت دورکاری استفاده کرد. دستمزد این افراد نیز بجای حقوق ثابت، بر اساس کارآیی آنها و بازدهی کاری آنهاست. نیروهای دورکار نیز مزایایی را تجربه می‌کنند: آزادی زمانی بیشتری دارند، در محیطی آرام و متمرکز کار می‌کنند و همزمان می‌توانند با بیش از یک سازمان کار کنند.
راهکار دهم- حفظ آرامش در محیط کار:
حفظ سلامت روانی و تقویت روحیۀ کارکنان در بازدهی کاری آنها تأثیر زیادی دارد. نیروهای انسانی که آرامش و ثبات کاری داشته و بتوانند با همکاران خود تعاملات مثبت داشته باشند، کارها را بهتر و سریعتر در همکاری با هم انجام می‌دهند. مدیر یک سازمان با برقراری محیطی سالم، می‌توانند ارتباطات سالم میان همکاران را تقویت کنند و بهره وری را بالا ببرند.
راهکار یازدهم- اصلاح نظام پرداخت حقوق و دستمزد:
برنامه ریزی در تخصیص هزینه‌های مختلف سازمانی موجب می‌شود تا حساب و کتاب‌های هر سازمان از جمله حقوق و دستمزد کارکنان به درستی و در زمان خاص خودش انجام دهد. یکی از مهمترین عوامل دلگرم کننده برای کارکنان، پرداخت به موقع دستمزدها و مبالغ پرداختی به آنهاست. نیروی انسانی که حقوق خود را بدون کسری و در زمان مناسب دریافت کرده، انگیزه و انرژی کافی برای انجام بهینۀ وظایف خود را دارد.
راهکار دوازدهم- استفاده از کارآموزها:
افراد کارآموز از دانش کافی و انگیزۀ بسیار برای حضور در سازمان‌ها بهره‌مندند تا برای انتصاب در مشاغل آینده آماده شوند. این افراد بدون دریافت حقوق و تحمیل هزینه به سازمان، در مدت زمانی مشخص وظایفی را برعهده می‌گیرند. کارآموزان چه در همکاری با کارکنان دیگر و چه به شکل مستقل، وظایفی را که به آنها سپرده شده، به بهترین حالت ممکن انجام می‌دهند چون مشتاق به یادگیری هستند و امید به استخدام در همان سازمان یا دریافت نامۀ معرفی حاکی از رضایت کارفرما را دارند.
راهکار سیزدهم- موقعیت‌های پاره وقت برای کارکنان:
بر اساس شناخت کافی از کارکنان و آگاهی از پتانسیل‌ها و توانایی آنها، می‌توان بجز وظایف اصلی کارهایی پاره وقت را به آنها در سازمان سپرد. چنین راهکاری موجب صرفه جویی در استخدام نیروهای جدید برای کارهای موجود در سازمان می‌شود. از سوی دیگر برای نیروی انسانی نیز فواید متعددی دارد. انجام کارهایی متفاوت و چالش‌برانگیز از وظایف روتین و همیشگی از فرسودگی شغلی و خستگی کارکنان جلوگیری می‌کند. آنها را با بخش‌های دیگر سازمان آشنا می‌سازد و با همکاران جدید تعاملات مثبت و مفید شکل می‌دهد. این کارهای پاره‌وقت می‌تواند به شکلی شگفت‌انگیز باعث بروز استعدادهای نهفته و توانمندی‌های پنهان کارکنان شود.
جمع بندی
در این مقاله از 13 راهکار بهینه سازی هزینه های نیروی کار در یک سازمان گفتیم. مدیران کسب و کار آگاهند که برای تأمین هزینه‌ها بجای اخراج یا تعدیل نیروهای انسانی، می‌توان با راهکارهایی ساده اما کاربردی، هزینه‌های سازمان و نیروی کار را کاهش داد. همه این موارد با پلتفرم ابری ماپرا به راحتی امکان پذیر است.