مدیریت انبار به چه معناست؟
امروزه بسیاری از رستوران ها از نرم افزار فاکتور آنلاین رستوران استفاده می‌کنند تا به وسیله آن، آمار لوازم موجود در آشپزخانه و … برایشان مشخص باشد. در حالت کلی می‌توان گفت که یک اپلیکیشن رستوران می‌تواند تمام منابع موجود یک رستوران را مدیریت کرده و از اتمام آن نیز خبردار باشد. همان گونه که می‌دانید امروزه بسیاری از کسب و کار هایی که محصولی را به فروش می‌رسانند باید برای نگهداری اجناس خود، مکانی به نام انبار داشته باشند. هر چقدر این انبار، بزرگ تر باشد، در مدیریت انبار نیز باید دقت بیشتری کرد. مدیریت انبار، عملی است که به شما کمک می‌کند تا انبار خود را به صورت کاملا کنترل شده، سازماندهی کنید و مطمئن باشید که تمام فرآیند مدیریت موجودی، بسته بندی و چیدمان انبار به بهترین شکل انجام می‌گیرد. بسیاری از فروشندگان بزرگ یا عده ای از خرده فروشان نیز از انبار های مخصوص خود به همراه یک سیستم مدیریتی انبار استفاده می‌کنند.
در ادامه بیشتر با نرم افزار مدیریت، انبارداری و حسابداری ماپرا آشنا شوید …
نرم افزار انبارداری و نرم افزار رستوران ماپرا می‌تواند تمام امور انبارداری و شمارش اقلام و اجناس موجود در انبار را به صورت مکانیزه برای ما فراهم سازد. اصولا، افزایش دقت و عملکرد یک مجموعه زمانی افزایش خواهد یافت که یک سازماندهی اصولی در آن صورت بگیرد. یعنی اجناس خریداری شده با ترتیب خاصی وارد انبار شده سپس در قفسه های انبار جایگذاری شوند. پس از آن باید تمام اجناس اتیکت گذاری شوند. زیرا این کار باعث افزایش روند جستجوی یک کالا و آگاهی از موجودی آن می‌شود. در این مقاله سعی داریم تا در مورد اصول انبارداری و کاربرد های نرم افزار های مدیریت انبار مطالبی را ارائه دهیم. لازم به ذکر است که انبارداری نیز دارای اصول خاصی است که در ادامه به آن اشاره خواهیم نمود.
داشتن نرم افزار مدیریت انبار ضروری است؟
همان طور که گفتیم، در هر سازمان یا شرکتی، انبار نقش مهم و حساسی را بازی می‌کند. به همین دلیل باید در نگهداری آمار آن و نحوه ورود و خروج اجناس، دقت کافی را داشت. یک نرم افزار مدیریت انبار که آن را با نام اختصاری WMS نیز می‌توان شناخت، وظیفه کنترل کردن تمام عملیات ورود و خروج و همچنین نگهداری آمار آن‌ها می‌باشد. این نرم افزار قابلیت این را دارد که تمام سفارشات دریافت و ارسال را بهینه نماید. منو دیجیتال یک رستوران نیز می‌تواند به نوعی نرم افزار مدیریت انبار و باشگاه مشتریان رستوران باشد. زیرا در این نرم افزار، کاربر می‌تواند سفارش دریافت غذا را با منو دیجیتال ارسال نموده و طبق سفارش، از تعداد و مقدار اجناس موجود در انبار کم می‌شود. در حالت کلی می‌توان تمام فرآیند های انبارداری را توسط یک نرم افزار WMS بهینه نمود.
حال باید ببینیم که فرآیند انبارداری به چه صورت است. ابتدا محصولات مورد نیاز خود را از تامین کنندگان دریافت خواهیم کرد. در یک نرم افزار رستوران نیز باید لیست مواد اولیه، وارد سیستم شود و به صورت موجودی انبار نشان دهد. پس از ورود محصولات به انبار، باید روند سازماندهی اجناس، طبق اصول خاصی از جمله نام و نوع محصول، اندازه محصول و کاربرد انجام بگیرد. همان طور که می‌دانید، هیچ کدام از این کار ها بر روی کاغذ بسیار دشوار خواهد بود. زیرا با توسعه انبار و تعداد و حجم کالا ها، عملا روش های قدیمی پاسخگو نخواهند بود. باید با استفاده از یک نرم افزار مدیریت انبار، مدیریت سنتی ورود و خروج و نگهداری موجودی انبار را از حالت سنتی به حالت مدرن در آورد.
راهکار های اصول انبارداری :
همان طور که می‌دانید، اصول انبارداری، بر طبق فرآیند های انبارداری شکل گرفته است. یعنی از مرحله ورود کالا گرفته تا نگهداری و خروج کالا باید طبق اصول خاصی بر پایه فرآیند های انبارداری انجام گیرد. مثلا در فاکتور آنلاین رستوران، اولین موردی که ثبت می‌شود، ورود کالا به انبار می‌باشد. طبق اصول انبارداری، کالا باید از قسمت ورودی توسط نگهبان کنترل شده و به سمت انبار هدایت شود. پس از رسیدن به انبار، انباردار باید کالا های رسیده را با توجه به فاکتور خرید، کنترل نماید. در صورتی که در کالا های رسیده به انبار مغایرتی با فاکتور خرید باشد باید صورت جلسه نوشته و آن را به واحد ذی ربط ارائه دهد. در غیر این صورت می‌تواند آن ها را وارد انبار نموده و نسبت به نوع و جنس کالا ها آن ها را در قفسه های مربوطه قرار دهد. پس از ورود کالا ها به انبار، تمام کالا ها باید به روش های خاصی چیدمان شوند.
قسمت دیگری از اصول انبارداری، عملیات خروج کالا از انبار می‌باشد. خروج کالا از انبار نیز دارای اصول خاصی است که حتما باید رعایت شود. یکی از اصلی ترین اصول خروج کالا از انبار، نحوه بسته بندی کالا ها و بارگیری می‌باشد. این مرحله باید با دقت خاصی صورت بگیرد. سپس باید تمام گزارشات خروج کالا، ثبت سیستمی شود و ریز گزارشات نیز به مدیران مرتبط ارسال شود. سپس مدارک خروج کالا نیز باید بایگانی شوند تا در صورت نیاز به آن رجوع شود.
وقتی می‌گوییم اصول انبارداری، یعنی اصول نگهداری صحیح از کالا های موجود در انبار. برای این که کالا های موجود در انبار به شکل صحیح و سالم نگهداری شوند باید یک محل مناسب برای آن ها مشخص نمود. تمام محل هایی که کالا ها در آن ها نگهداری شده اند باید به صورت سیستمی ثبت شوند. تا روند دسترسی به آن ها نیز به سرعت انجام شود. در صورتی که کالا به صاحب کالا یا نماینده وی تحویل داده شد باید رسید خروج از انبار را امضا نموده و یک نسخه را همراه خود داشته و نسخه دیگری را به انبار دهد.