از حسابداری آنلاین چه می دانید؟ مزیت های حسابداری آنلاین

حسابداری آنلاین شیوۀ نوینی از حسابداری مبتنی بر خدمات اینترنتی است. همانطور که پیشرفت تکنولوژی بر همۀ جنبه‌های زندگی ما تأثیر می‌گذارد، کسب و کارها نیز از این موج پیشرفت مستثنی نیستند. حسابداری آنلاین در سال‌های اخیر در سرتاسر دنیا محبوبیت زیادی پیدا کرده و مزایای متعددی نیز نسبت به انواع قدیمی‌تر خود دارد. در این مقاله می‌خواهیم این نوع از حسابداری را بهتر بشناسیم و آن را با حسابداری سنتی مقایسه کنیم.

حسابداری آنلاین یک سیستم حسابداری است که با استفاده از فناوری اطلاعات و اینترنت، تمام فعالیت‌ها و پروسه‌های حسابداری را به صورت آنلاین و از راه دور انجام می‌دهد. این نوع حسابداری از امکانات ابری و نرم‌افزارهای مبتنی بر وب برای ذخیره، پردازش، و مدیریت اطلاعات مالی استفاده می‌کند. با این رویکرد، افراد و شرکت‌ها می‌توانند به راحتی به اطلاعات حسابداری خود دسترسی داشته باشند و فعالیت‌های مالی خود را بهبود بخشند. این رویکرد زمان و هزینه را کاهش داده و امکاناتی همچون پیگیری دقیق تراکنش‌ها، تولید گزارشات به صورت فوری، و اشتراک‌گذاری داده‌های مالی را فراهم می‌سازد. از مزایای حسابداری آنلاین می‌توان به افزایش کارایی، کاهش خطاها، و افزایش انعطاف‌پذیری در مدیریت مالی اشاره کرد.

حسابداری آنلاین چیست؟

 حسابداری آنلاین (Online Accounting) با اسم‌های دیگری مثل حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری هم نامیده می‌شود. حسابداری آنلاین جدیدترین مدل حسابداری است که با استفاده از اینترنت و از راه دور می‌توان انواع داده‌های مالی را ذخیره، بررسی و تمامی اقدامات مربوط به امور حسابداری را با آن انجام داد. در واقع، کارکرد و ماهیت حسابداری ابری درست مانند شیوه‌های قدیمی حسابداری و حسابرسی برای هر مرکز است.

حسابداری آنلاین را می‌توان زیر مجموعه‌ای از نرم افزارهای ابری یا بر پایۀ ابر (Cloud-Based) که بجای نصب و اجرا در کامپیوترهای شرکت‌ها، سازمان‌ها، رستوران‌ها یا هر مرکز دیگری، پردازش و ذخیرۀ اطلاعات آنها در سِرور شرکت‌های ارائه دهنده و پشتیبان این نرم افزارها مانند شرکت مدرن آتی پرداز آرکا (ماپرا) است. برای استفاده از این نرم افزارها فقط لازم است که کاربر یا کاربران با اینترنت به سِرور شرکت ارائه کننده وصل شوند.

حسابداری اینترنتی برای انجام کارهای حسابداری و بررسی تراکنش‌های مالی به صورت آنلاین از مرورگرهای وب استفاده می‌کند تا به سِرور مورد نظر متصل شود. امور دقیق و حساس حسابداری به کمک سیستم‌های ابری در فضای اینترنت با بیشترین حد ممکن ایمنی امکان پذیر است. این نوع حسابداری نسبت به انواع سنّتی مزایای متعددی دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.

• استفاده از حسابداری آنلاین برای چه مشاغلی توصیه می‌شود؟

هیچ کسب و کاری از کوچک گرفته تا بزرگ از حساب و کتاب و امور مربوط به تنظیم و بررسی هزینه‌ها بی‌نیاز نیست. از قدیم که تمامی کارهای حسابرسی و حسابداری به صورت دستی انجام می‌شده تا پس از آن که نرم افزارهای حسابداری به بازار وارد شدند، همواره بخش مهمی از هر کار تجاری، حسابداری بوده است. پس هر مجموعه یا شرکت یا سازمان بدون توجه به نوع کسب و کار آن می‌تواند از حسابداری آنلاین بهره ببرد.

تفاوت حسابداری آنلاین با حسابداری سنتی چیست؟

حسابداری از جملۀ قدیمی‌ترین مشاغل در سرتاسر دنیاست. افرادی که از قدیم به ثبت و نگهداری و بررسی هزینه‌ها و پرداخت‌ها و اطلاعات مالی هر کسب و کار می‌پرداخته‌اند، مجبور بودند تمامی داده‌ها را در دفاتر و فرم‌های مخصوص بنویسند و بایگانی کنند. حجیم بودن آرشیو اسناد و کوهی از کاغذها، دسترسی دشوار به اطلاعات، خطاهای انسانی، امکان گم شدن یا از دست رفتن اعداد و ارقام و مشکلات متعدد دیگر از مهمترین چالش‌های حسابداری قدیمی بود.

تا اینکه با پیشرفت تکنولوژی و حضور همه جانبۀ کامپیوتر در تمامی عرصه‌ها از جمله کسب و کارها، نرم افزارهای حسابداری وارد میدان شدند که کار را بسیار آسان کردند و اطلاعات در کامپیوترها ثبت و نگهداری می‌شود و عمدۀ مشکلات ناشی از کاغذبازی و ثبت دستی اطلاعات از بین رفتند. این نوع حسابداری که در حال حاضر به آن حسابداری سنتی یا حسابداری آفلاین هم می‌گوییم، نوعی نرم افزار است که روی رایانه‌های شرکت یا سازمان نصب می‌شود و نسبت به روش قبلی مزایای بسیاری دارد ولی باز هم مشکلات متعددی آن را همراهی می‌کند.

در حسابداری سنتی، حسابدار یا حسابدارها باید با حضور فیزیکی پای این سیستم‌ها بنشینند و کارهای حسابداری را در ساعات اداری به انجام برسانند. برای سیستم‌های کامپیوتری، خرید و نصب نرم افزار و به روز رسانی سخت افزاری و نرم افزاری آن هزینه‌های بسیاری دارد. در صورت بروز هر گونه مشکل یا خرابی در دستگاه‌های رایانه‌ای، کل اطلاعات پاک شده یا مخدوش می‌شود.

حالا در نسل جدید حسابداری یا حسابداری آنلاین بسیاری از این مشکلات را برطرف ساخته است. تمامی اطلاعات مالی در فضای ابری (Cloud) یا آنلاین ذخیره می‌شود و دیگر به وجود سیستم‌های گرانقیمت و هزینه‌های نگهداری آنها نیست. تمامی داده‌های مربوط به حسابداری، خرید و فروش، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد و گزارش‌های مدیریتی مثل حالت سنتی وجود دارند اما نگهداری از آنها ساده‌تر، پردازش سریعتر و امنیت نگهداری از آنها بیشتر است. در ادامۀ مطلب، به مزیت‌های پرشمار این نوع از حسابداری نوین بیشتر می‌پردازیم.

مزایای حسابداری ابری نسبت به حسابداری سنتی چیست؟

بخش حسابداری در هر شرکت یا سازمان، قلب تپندۀ آن مکان است. اطلاعات حسابداری باید با بالاترین حد امنیت حفظ شوند و مورد استفاده قرار گیرند. حسابداری سنتی نسل جدیدی از حسابداری است که ماهیتش همان کارکرد قدیمی حسابداری سنتی است ولی مزایای بسیاری در مقایسه با نسل پیش از خود دارد. مهمترین این مزیت‌ها عبارتند از:

• حسابداری آنلاین با نرم افزارهایی بر پایۀ اینترنت کار می‌کند و استفاده از آن به یک یا دستگاه کامپیوتر موجود در شرکت یا سازمان محدود نیست. حسابداران یا کارفرمایان با هر دستگاه هوشمند مانند موبایل، تبلت یا لپ تاپ از هر جای دنیا که باشند، می‌توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند. به روشی که در آن تمامی دستگاه‌های الکترونیکی می‌توانند با هم به یک نرم افزار مشترک اتصال پیدا کنند، قابلیت کراس دیوایس (Cross-device) می‌گویند. حسابداری آنلاین در زمان‌هایی مانند پاندمی کووید یا هر شرایطی که لزوم دورکاری وجود دارد، بهترین شیوۀ حسابداری است.
• شاید بسیاری از افراد نگاهی بدبینانه به امنیت ذخیرۀ اطلاعات در فضای اینترنتی داشته باشند و مسألۀ امنیت همواره یکی از مهمترین دغدغه‌های صاحبان هر کسب و کاری است. اما وجود شرکت‌های مطمئن و حرفه‌ای مانند ماپرا که سِرور این نرم افزارها در آنها وجود دارد، امن‌ترین و قویترین زیرساخت‌ها را دارند تا نهایت امنیت ممکن را برای اطلاعات حساب فراهم کنند.

برخلاف حالت حسابداری سنتی که هر گونه آسیب و مشکل در دستگاه کامپیوتر موجب از دست رفتن داده‌ها می‌شود یا امکان بروز سانحه‌هایی مانند سرقت یا آتش سوزی در سازمان وجود دارد، اطلاعات حسابداری آنلاین با امنیت بالا در فضای ابری ذخیره می‌شود. مهمتر از آن، از تمامی اطلاعات به شکل روزانه بک آپ و نسخۀ پشتیبان گرفته می‌شود و هرگز امکان پاک شدن یا از دست رفتن اطلاعات وجود ندارد.

شرکت‌های مطمئن و قوی ارائه دهندۀ حسابداری ابری برای بالاترین میزان امنیت از سیستم‌های امنیتی قدرتمند مانند چندین لایه فایر وال (Firewall) و رمز عبور چند مرحله‌ای استفاده می‌کنند. همچنین تمامی داده‌های ورودی و خروجی به فضای ابری رمزگذاری می‌شوند تا امکان هک در آنها وجود نداشته باشد.

• نرم افزارهای ابری که حسابداری اینترنتی با آنها انجام می‌شود، به صورت منظم همیشه آپدیت می‌شوند و کاربران همیشه از آخرین نسخۀ به روز رسانی شده استفاده می‌کنند.
• به مسألۀ مهم صرفه جویی در هزینه‌ها در بخش قبل اشاره کردیم. هزینۀ تهیه و راه‌ اندازی حسابداری آنلاین بسیار مقرون به صرفه است و فقط باید ماهانه شارژ ناچیزی برای هزینه‌های به روز رسانی پرداخت شود. از آنجایی که تمامی اطلاعات در فضای ابری ذخیره می‌شوند، دیگر لازم نیست که مراکز هزینه‌های بالایی را برای تهیۀ سیستم‌های کامپیوتری گرانقیمت با کارت گرافیک بالا و هارد دیسک‌هایی برای ذخیره اطلاعات در نظر بگیرند. فقط وجود یک مودم یا هر گونه اتصال اینترنتی کفایت می‌کند.
• کارمندان حسابداری و حتی مدیران بخش‌های مختلف، امکان دسترسی به یک نسخۀ واحد از نرم افزار آنلاین را به صورت شبانه روزی و بدون محدودیت مکانی دارد. اطلاعات مختلف مالی از تراکنش‌های درون سازمانی گرفته تا صدور فاکتور آنلاین به محض وارد شدن به نرم افزار قابلیت مشاهده و اشتراک بین بخش‌های مختلف را دارد. یکپارچگی اطلاعات میان بخش‌های مختلف سازمان باعث می‌شود داده‌ها به شکلی دقیق و سریع ثبت و ذخیره شوند. همچنین نرم افزارهای ابری با بانک‌ها ارتباط مستقیم آنلاین دارند و می‌توان با آنها برنامه ریزی کرد که پرداخت‌هایی منظم و دقیق در چه زمان‌هایی انجام شود.

چطور بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین را انتخاب کنید؟

 از مزایای حسابداری آنلاین برایتان گفتیم و حالا سؤالی که پیش می‌آید این است که از بین گزینه‌های موجود در بازار، چه نوع نرم افزاری بیشترین کارآیی را برای کسب و کار شما دارد. یکی از جامع‌ترین، ایمن‌ترین و کارآمدترین پلتفرم‌های ابری در بازار، پلتفرم ابری ماپرا است این پلتفرم به صورت یکجا نرم افزارهای حسابداری، مدیریتی و فروش را به کاربران ارائه می‌دهد. ماپرا به انواع روش‌های پرداخت و فروش (آنلاین و حضوری)، منو دیجیتال ، نرم افزار انبارداری و کنترل هزینه مجهز است.

با توجه به سِرورهای قدرتمند و به روز نرم افزار، داده‌های حساس حسابداری سازمان‌ها و شرکت‌ها با امنیت بسیار حفظ و نگهداری می‌شود و امکان پردازش سریع و دقیق آنها در هر لحظه از شبانه روز و هر نقطه‌ای از کرۀ زمین وجود دارد. این نرم افزار در عین امنیت و دقت بالا، بسیار کاربرپسند و کار با آن بسیار آسان است. برخی از کسب و کارها مانند رستوران‌ها نیز از خدمات ویژۀ این شرکت در نرم افزار رستوران با قابلیت‌های متعدد می‌توانند بهره‌مند شوند.

جمع بندی

در این مقاله گفتیم که حسابداری آنلاین نسل جدید حسابداری است که از کارایی، امنیت، دقت و سرعت بالایی نسبت به حسابداری سنتی برخوردار است. این روش نوین، بجای محدود بودن به سیستم‌های کامپیوتری، اطلاعات را در فضای ابری یا اینترنت ذخیره و نگهداری می‌کند و امکان دسترسی و کار با آن با هر دستگاه هوشمند امکان پذیر است. همچنین به مزیت‌های حسابداری اینترنتی و تفاوت‌های آن با انواع قدیمی‌تر گفتیم.